Distansmöten i arbetslivet : Vilka skäl finns det för att hålla möten på distans och hur hanteras distansmöten på bästa sätt?

Sammanfattning: När vi skriver detta examensarbete, år 2008, är debatten om miljön stor om hur konsumenten, företagen, staten etc. kan minska sin miljöpåverkan genom att jobba smartare. Inom företagen bedrivs som bekant ett ständigt arbete med hur man kan reducera sina kostnader. Vi har valt att skriva om de möten i arbetslivet som kan hållas på distans, ett område som går båda debatterna till mötes. Eftersom många mötesdeltagare (deltagare) idag flyger eller åker bil för att komma till och från möten så genererar distansmöten fördelar som att det reducerar företagens kostnader samtidigt som det ger en minskad miljöpåverkan. Vi har i vår studie närmare undersökt hur distansmöten bedrivs idag inom de två företag som vi är verksamma inom, vilka policys och verktyg som finns för att främja dessa och hur deltagarna själva ser på saken. Detta för att få svar på de forskningsfrågor som vi gemensamt arbetat fram i samråd med vår handledare. Forskningsfrågorna är följande, Vilka skäl finns det till att hantera möten på distans jämfört med traditionella fysiska möten? Vilka typer av möten kan hanteras på distans? Hur kan effektiva och kvalitativa möten hållas på distans? Hur kan en organisation främja distansmöten? Vårt syfte är att undersöka om det finns några tydliga mönster angående vilka möten en organisation hanterar på distans och i så fall skapa en djupare förståelse för dessa och de riktlinjer som idag finns för distansmöten. Ett av våra mål är också att det material vi får fram skall kunna fungera stödjande vid utformning av mötespolicys. Den metod som vi använt är triangulering där vår insamling av primärdata gjordes med totalt 16 st intervjuer och en enkät där hela 146 av ca 400 respondenter svarade. Vi har även använt sekundärdata genom dokument såsom resepolicys och miljöpolicys. Parallellt med vår insamling av empiriskt material har vi studerat relevant litteratur som tar upp ämnesområdet distansmöten. Vi har i rapporten valt att avgränsa oss och endast fokusera på interna möten i de båda studerade företagen eftersom den sociala relationen i externa möten ofta ses som alltför viktig för att i större utsträckning hanteras via distans. Studien visar att en medvetenhet om de fördelar distansmöten ger kostnadsmässigt och miljömässigt finns i de studerade företagen, men att de främsta skälen till att hantera möten på distans ur deltagarens perspektiv är kostnadsbesparingen och den tidsvinst de genererar. Resultatet pekar också på att alla typer av interna möten kan hanteras via distans, men att förhandlingar är den mötestyp som är absolut svårast. Flertalet faktorer som exempelvis mötets karaktär, kostnad, tillgänglig teknik och deltagarnas vana vid distansmöten påverkar också starkt huruvida ett möte hanteras på distans eller inte. För att få till stånd effektiva och kvalitativa distansmöten så visar studien att krav ställs på tydlighet i vad som skall avhandlas och hur detta ska skötas, ordförandens egenskaper, de tekniska hjälpmedlen samt att tiden för mötet begränsas till max 1-2 timmar. Tydlighet visar sig också vara en avgörande faktor ur ett organisatoriskt perspektiv där de policys och riktlinjer som sätts indirekt och direkt påverkar hur distansmöten bedrivs i organisationens olika delar.