Förbättring av interna projektöverlämningar : Framtagning av rutiner samt upprättande av en enhetlig arbetsmodell

Sammanfattning: Detta examensarbete har genomförts under vårterminen 2016 för högskoleingenjörsprogrammet i innovationsteknik och design vid fakulteten för hälsa, natur- och teknikvetenskap på Karlstads universitet. Stora delar av arbetet har utförts hos uppdragsgivaren Emerson Process Management AB i Karlstad. Målet med projektet har varit att förbättra företagets interna projektöverlämningar. För att kunna göra projektöverlämningarna mellan projektavdelningen och serviceavdelningen mer enhetliga samt att kunna kvalitetssäkra dem, har en manual tagits fram som är tänkt att användas vid samtliga projektöverlämningar. Manualen innehåller information om hur en projektöverlämning mellan projektavdelningen och serviceavdelningen ska genomföras. Manualen inkluderar en beskrivning på vilka moment som ska ingå i överlämningsfasen av ett projekt samt vem som är ansvarig för de olika momenten. Även information om vilka personer som ska medverka under själva överlämningen, en agenda för överlämningsmötet samt vilka dokument som lämnas över till serviceavdelningen finns förklarat i manualen. Det har även skapats en mall på en mappstruktur som ska kunna användas av projektledarna för att lagra de dokument som serviceavdelningen behöver efter överlämningen från projektavdelningen. Denna mappstruktur, innehållande de dokument som serviceavdelningen behöver, är sedan tänkt kunna kopieras och sparas på en server inom företaget som medarbetarna på serviceavdelningen har tillgång till och där de kan sortera mapparna som de själva önskar. Syftet med detta är att medarbetarna på serviceavdelningen lätt ska kunna hitta de dokument de behöver och därmed spara tid och resurser på att slippa leta igenom onödig information. Att samtliga projektledare använder samma struktur för att lagra dokument kommer även hjälpa till att säkerställa att inga dokument glöms bort eller försvinner i överlämningsprocessen. Förstudien av projektet har innefattat informationsinsamlingar och intervjuer med anställda på de olika avdelningarna inom Emerson Process Management AB. Förstudien har sedan sammanställts i en kravspecifikation och en Service Blueprint. Utifrån detta material har sedan flera olika konceptgenereringar kunnat utföras och genom olika elimineringsmetoder, viktningar samt utvärdering av de framtagna lösningsförslagen kunde ett slutgiltigt koncept väljas. Det valda konceptet testades och en slutanpassning gjordes för att få ett så bra resultat som möjligt. En dialog fördes med personal på Emerson Process Management AB genom hela projektet för att få ett resultat som var anpassat till företagets verksamhet. Det lämnades även över förslag till Emerson Process Management AB på hur implementeringen av de nya rutinerna och verktygen skulle kunna genomföras. Detta för att på ett så bra sätt som möjligt få samtliga berörda parter att acceptera förändringsarbetet och genomföra förändringarna på ett positivt och lättarbetat sätt.