Processledning: en behovsanalys och jämförelse med best
practice

Sammanfattning: Världen är i ständig förändring, ny teknik utvecklas, industrin
globaliseras, konkurrensen ökar och kunder ställer nya och allt högre krav.
Enligt Charles Darwin beror en arts överlevnad på förmågan att förändras.
Att på ett effektivt sätt hantera förändringar är av avgörande betydelse för
organisationers fortsatta existens. Ett sätt att hantera förändringar är
genom att fokusera på processer (Ljungberg och Larsson, 2001).

Saab Linköping (affärsenheterna Saab Aerosystems [T], Saab Aerostructures
[D] samt Saab Support [S]) arbetar i processer. Att lyckas fullt ut med
processarbetet är inte enkelt. Det finns exempel på flera misslyckade
projekt med processorientering, ofta på grund av oklarheter kring begreppet
process och processorienteringens konsekvenser för medarbetarna. (Bergman
och Klefsjö, 2001). Detta examensarbete analyserar nuvarande och framtida
behov på processledning utifrån best practice samt kund- och
leverantörskrav, med speciell vikt på systemstöd, metodikstöd samt
presentation och kommunikation av processer.

Det finns tydliga skillnader mellan affärsenheterna som alla har samma
systemstöd, och till viss del samma metodikstöd. På D fungerar
processarbetet bra jämfört med de andra affärsenheterna. Däremot finns det
mycket som borde ses över på T och S med avseende på styrning och ledning av
processer, som är viktigare än ett nytt systemstöd. Utan ledningens aktiva
engagemang är det mycket svårt att driva ett effektivt arbete med processer.

Den grundläggande synen på processer hos medarbetare på olika nivå var inte
densamma. Det finns i princip två grupper som har något olika syn på
processer, vilket betyder att samsynen saknas som är en viktig faktor för
ett fungerande processarbete. Det finns alltså ett behov av att få till
stånd en gemensam syn på vad processarbete är och ger hos alla medarbetare.

För att processerna skall användas på rätt sätt måste medarbetarna få
information och utbildning om processer och hur de skall användas. De
behöver även vara delaktiga i arbetet i en större utsträckning än idag.
Uppföljning av processens prestanda är ett kraftfullt instrument som de
undersökta externa företagen använder för att se till att deras processer
används på rätt sätt. Även designen av processkartorna, med avseende på
färger och presentation spelar roll för att ta till sig processkartorna,
främst för de medarbetare som inte är så insatta i processer. Dessa
medarbetare tycker också att processdokument och instruktioner inte är ett
stöd i särskilt hög grad idag, vilket var en viktig aspekt för de undersökta
externa företagen. Genom att möjliggöra åtkomst till mer praktiska
checklistor, verktyg och mallar från processbeskrivningarna kan medarbetarna
få mer stöd i arbetet. Dessutom finns det ett stort behov av att bygga upp
en väl fungerande struktur för att enkelt kunna lämna och behandla
förbättringsförslag i anknytning till processerna. Detta är någonting som
Saab saknar, men som återfinns hos alla de undersökta externa företagen.

Strukturerade mätningar av processerna och redovisning av mätdata saknas
nästan helt hos Saab, vilket återfinns hos merparten av de undersökta
externa företagen. Genom att mäta få och viktiga processer och låta
processägaren redovisa prestandan i ett beslutsforum får man ett större
tryck och efterfrågan i processarbetet. I ett sådant scenario behöver
processägarna mer utbildning och stöd om mätning av processerna. På T och S
behövs även mer kunskaper om förbättring av processer. I framtiden kommer
effektiva processer att vara viktigare, enligt både kunder och medarbetare
på Saab Linköping. Samtliga processägare tyckte också att processer skulle
vara en naturlig del av vardagen i mycket större utsträckning än vad det är
idag. Genom att tillfredställa de behov som framkommit kan T och S förbättra
sitt processarbete.