Att leda virtuella team : Om vikten av att fika tillsammans

Sammanfattning: Sammanfattning Projektledarrollen är komplex och projektledare ställs inför en rad olika utmaningar. En av dessa kan vara att leda projekt där medlemmarna arbetar på olika platser i så kallade virtuella eller distribuerade projekt. Det här är en form av projekt som ökar till antal, i takt med att tekniken för att kommunicera förbättras och blir tillgänglig för allt fler. Det här är också fallet i offentlig sektor, där man vill minska resandet ur miljösynpunkt och av ekonomiska skäl. Vi ställde oss frågan vad projektledare för distribuerade projekt ser som viktiga faktorer för att skapa effektiva team. Vi valde att ställa frågan till projektledare aktiva i offentlig sektor. Effektivitet i virtuella team definierar vi som att projektgruppen når eller överträffar resultatkraven, främjar teamets samarbete och tillgodoser varje projektmedlems individuella behov. För att få svar på denna fråga använde vi oss av metoden ”grundad teori” och genomförde en kvalitativ studie. Sex projektledare inom offentlig sektor intervjuades och berättade om sina upplevelser och erfarenheter från att leda och delta i virtuella projekt. Utifrån våra respondenters svar har vi identifierat fyra huvudområden som särskilt viktiga för att det virtuella projektet ska fungera effektivt. Dessa är teknikanvändning, vikten av det fysiska mötet samt projektledarens ledaregenskaper och kulturförståelse. Utöver dessa har vi hittat faktorer som påverkar projektledarens möjligheter att leda projektet som inte är direkt knutna till projektgruppen. Projektledaren har liten eller ingen möjlighet att påverka dessa. Vi kallar dem statliga hinder, externa samarbetsproblem, resurskonkurrens, lärande och förutsättningar. En litteraturgenomgång inom forskningsområdet virtuella projekt visade ett underskott på svenska studier om virtuella projekt inom offentlig sektor. Vår studie visade att samarbete mellan myndigheter kan vara utmanande både tekniskt och kulturellt. Hur sådana myndighetssamarbeten skulle kunna effektiviseras är ett undersökningsområde lämpligt för vidare forskning. En liknande studie den vi har genomfört som fokuserar på projektmedlemmarnas upplevelser av virtuella projekt istället för projektledarnas kan ge ett annat perspektiv på arbetssättet.