"Det går inte att klara sig utan e-post" - en studie om e-postanvändandet vid Länsstyrelsen Blekinge

Sammanfattning: E-post har förändrat människors arbetsliv då det ger snabbare kommunikation till en obetydlig kostnad. E-post skickas på ett par sekunder, utan att avsändaren behöver ta hänsyn till avstånd eller dyra kostnader. E-post är enkelt och den mest ursprungliga tekniken på Internet. Det är även väl interagerat i organisationers dagliga arbete. Vårt syfte med kandidatuppsatsen är att fördjupa kunskapen om Länsstyrelsens mejlkultur och undersöka tjänstemännens användande av e-post. För att besvara syftet använder vi oss av följande frågeställningar: Hur påverkar e-posten kommunikationsmönster? Hur påverkar e-posten tidsanvändningen? Hur påverkar e-posten effektiviteten? Genom textanalys har vi studerat sex tjänstemäns e-postkorrespondens under en veckas tid, för att därefter skapa en intervjuguide. För att nå fram till vårt resultat har vi sedan genomfört kvalitativa intervjuer med dessa sex informanter. De teorier vi använder för att analysera vårt resultat är Shannon och Weavers matematiska kommunikationsmodell, olika kommunikationsbegrepp samt informationsöverflöd. Generellt anser tjänstemännen att e-post är ett effektivt och bra kommunikationsverktyg. Det är en del av verksamheten och utan e-post skulle inte organisationens kommunikation lyta på så som den gör i dagsläget. Vi har kommit fram till att det finns sociala mönster och förhållningssätt för hur och till vad e-post bör användas. Tjänstemännen skapar konsensus när alla kommunicerar på liknande sätt och när de skriver med respekt för varandra. Tjänstemännen hanterar och reagerar olika på e-post. Några känner sig tvungna att läsa och svara direkt på inkommen e-post medan andra tjänstemän har utvecklat ett e-postfilter som selektivt hanterar och bestämmer hur e-post ska hanteras. Är det ett brådskande ärende läggs det nuvarande arbetet åt sidan och tjänstemannen koncentrerar sig på att besvara e-posten. Är det dock inte fullt så brådskande kan tjänstemannen svara på mejlet vid ett senare tillfälle. E-post är ett effektivt kommunikationsmedel när tjänstemännen använder det på rätt sätt, det vill säga när de tänker på varför de skickar ett mejl och till vem som får det. Tjänstemännens effektivitet förbättras eftersom arbetsmoment och kommunikationsmoment utförs samtidigt, vilket ger tidsbesparingar.