Förbättring av det interna informationsflödet inom Postnord Sverige ABs postkontor på Värmdö
Sammanfattning: Föreställ dig att du arbetar på en arbetsplats som har en brist på dokumenterad information. Information kommuniceras oftast genom dagliga informationsmöten, varav en del anställda inte kan delta på dessa möten på grund av att de är på tjänstgöring. Informationen dokumenteras inte heller och utfallet resulterar i att vissa anställda saknar information för att arbeta effektivt utifrån organisationens perspektiv. Den generella arbetsinsatsen på organisationen kan ses som effektivt för den enskilda medarbetaren. Informationen och rutinerna standardiseras inte inom alla distrikt i postkontoret. Vissa rutiner utförs inte som förväntat och skapar komplikationer för andra kollegor att göra en effektiv insats inom samma distrikt, det vill säga avdelning. Organisationen har ett internt begrepp med namnet hasare vilket innebär att anställda med denna position måste arbeta i flera distrikt istället för ett enda. Eftersom organisationernas informationsflöde är kritiskt och också påverkar standardiseringen negativt, skapar det svårigheter för hasare att arbeta effektivt. Syftet med rapporten är att definiera de grundläggande orsakerna till problemet och även de lösningar som är baserade på medarbetares önskemål. Utifrån intervjuer och observation visar det sig att problemet påverkar standardiseringen av arbetet och i förlängningen även motivationen negativt för de anställda. Lösningen är en implementering av informationsmappar med relevant information till varje distrikt och även en implementering av ett teamsystem för att säkerställa att alla dokument i mappen uppdateras. Implementeringen bygger på Lean Management och offensiv kvalitetsutveckling (TQM), med målet att bygga upp en organisation på långsiktiga grunder och en delaktighet i organisationens aktiviteter. Metoden som har använts utgår från att studenten, tillsammans med organisationens medarbetare, ska generera släktskapsdiagram innehållande problemorsaker och träddiagram innehållande lösningar till problemen. Lösningsförslagen ställs därefter emot problemorsakerna för att analysera effektiviteten i lösningsförslagen. Slutsaterna är att organisationen har kvalitetsbrister i det interna informationsflödet och behöver upprätta enkel, standardiserad och lättillgänglig dokumentation som även samlas på en definierad plats. Organisationen behöver även gå igenom och uppdatera den dokumenterade informationen.
HÄR KAN DU HÄMTA UPPSATSEN I FULLTEXT. (följ länken till nästa sida)