Flexibilitet i affärssystem : Påverkan på verksamhet och användare

Sammanfattning: Flexibla affärssystem är ett begrepp som börjar synas mer och mer i tidskrifter. Detta begrepp belyses utifrån en litteraturstudie. Dessutom görs intervjuer på både affärssystem­leverantören Agresso och undersökningsföretaget Stena Fastigheter som använder systemet Agresso Business World. Syftet är att undersöka egenskapen flexibilitet i ett affärssystem som möjliggör att användarna skall kunna arbeta med anpassning efter verksamhetens behov. Det finns inte mycket forskat kring just flexibla affärssystem men det som återfinns är att flexibiliteten kan bestå av teknisk flexibilitet, dvs. att kunna öka eller minska systemet om antalet transaktioner eller användare förändras. Dessutom finns det funktionell flexibilitet, dvs. att inte behöva använda alltför mycket ansträngning, tid eller pengar för att kunna förändra affärssystemet. Anpassningar i affärssystemet handlar om att göra förändringar så att standardsystem och verksamhet liknar varandra på ett optimalt sätt. Att skjuta verksamhet och system mot varandra är det som rekommenderas till skillnad från att helt anpassa sig efter systemet eller efter verksamheten. Det sistnämnda kan möjliggöras om verksamheten väljer att bygga ett egenutvecklat affärssystem. Ett flexibelt affärssystem kännetecknas av att det är lätt att anpassa och att verksamheten kan anpassa systemet gentemot verksamheten både vid implementationen men även löpande under den vanliga driften. Dessutom bör systemet ge användarna möjligheten att bestämma om de själva vill utföra det arbetet eller om de vill lägga ut det på antingen IT-avdelningen eller IT-leverantören. Till sist kännetecknas ett flexibelt affärssystem av att utdatan, dvs. rapporter, skall kunna göras på en mängd olika sätt och utseenden, allt efter verksamhetens behov. Det flexibla affärssystemet påverkar användarorganisationens arbete med anpassningar genom att det krävs att de tänkt igenom vilken struktur som skall läggas in i systemet för att passa både nuläge och framtid. Det krävs också att användarna utbildat sig ordentligt i systemet om de själva skall utföra kommande anpassningsarbeten.