Standardmall för utförande och dokumentation av riskbedömningar inom Sweco Norge AS

Sammanfattning: Det finns många uppfattningar av hur risk definieras och den mest traditionella definitionen av risk är sannolikheten för att en oönskad händelse ska inträffa multiplicerat med konsekvensen av händelsen om den inträffar. Dock har denna tekniska definition av risk blivit starkt ifrågasatt de senaste decennierna då många menar att sociala, psykologiska och kulturella faktorer måste beaktas. Människors olika värderingar och riskperceptioner gör att en risk kan uppfattas väldigt olika. Sårbarhet är nära relaterat till risk då det uppstår till följd av ett visst riskscenario. Definitionen av sårbarhet är de problem som uppstår i ett system när detta utsätts för oönskade händelser samt de problem systemet får när verksamheten ska återupptas efter att sådana händelser har ägt rum. Metoder som riskbedömningar, riskanalyser samt risk- och sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) blir allt vanligare för att på förhand kunna upptäcka och analysera risker och sårbarheter med en planerad åtgärd i samhället. Riskbedömningar består av en riskanalys och en riskvärdering. Riskanalysen syftar till att bestämma risker samt att värdera sannolikheten och konsekvensen för att en oönskad händelse ska inträffa. Riskvärderingen utgörs av den fas där resultaten från riskanalysen jämförs med uppsatta acceptkriterier för tillåten risk och förslag på riskreducerande åtgärder ges om risken bedöms vara för hög. En ROS-analys består av, som går att avläsa av namnet, av en riskanalys och en sårbarhetsanalys och har alltså som syfte att identifiera och analysera både risker och sårbarheter. Detta examensarbete har utförts i samarbete med Sweco Norge AS, vilka ofta utför riskbedömningar, riskanalyser eller ROS-analyser i samband med de uppdrag som de tilldelas. Dock saknar Sweco Norge AS i dagsläget en generell struktur för hur dessa ska genomföras och en önskan om förbättring finns. Även rutiner för uppföljning av åtgärder i projekten behöver förbättras. Syftet med examensarbetet var att ta fram en standardmall för hur riskbedömningar skall utformas på Sweco Norge AS. Eftersom en riskbedömning består av en riskanalys och en riskvärdering, går mallen även att tillämpa då en riskanalys ska upprättas. Ett avsnitt om sårbarhetsanalyser finns också med i mallen för att den ska vara möjlig att använda vid utformning av ROS-analyser. Därmed kan mallen användas oavsett om en riskbedömning, riskanalys eller ROS-analys efterfrågas. Metoder som har använts för att kunna besvara examensarbetets frågeställningar är litteraturstudie, intervjustudie, dokumentanalys av interna respektive externa rapporter samt mailkontakt med uppdragsledare inom Sweco. Viktig litteratur i litteraturstudien är ”NS 5814: Krav til risikovurderinger”, som är en standard för hur riskbedömningar ska utföras och dokumenteras i Norge. Intervjustudien innehåller intervjuer med fem personer som alla arbetar med risk i Sweco Norge AS. Dokumentanalysen av interna rapporter innebar en granskning av 21 rapporter (riskbedömningar, riskanalyser och ROS-analyser) gjorda av Sweco Norge AS medan de externa rapporterna utgjordes av fyra rapporter från olika företag som arbetar med liknande uppdrag som Sweco. Mailkontakten med uppdragsledare inom Sweco var för att undersöka om de fått någon feedback från kunderna efter att de levererat rapporterna och helt enkelt för att undersöka om kunderna varit nöjda. De viktigaste slutsatserna med detta examensarbete är: • Viktigt att skilja på begreppen riskbedömning, riskanalys och ROS-analys. Dessa begrepp betyder inte samma sak. Sårbarheter ska redovisas om rapporten kallas för ROS-analys. • Måste förbättra eller snarare lägga till avsnitt om osäkerhet och känslighet – presentera osäkerheter samt redovisa hur osäkerheterna kan påverka resultatet och därmed även ett eventuellt beslut (känslighetsanalys). Osäkerhet och känslighet måste få större plats i Sweco Norge AS´s rapporter. • En gemensam mapp som alla anställda har tillgång till bör upprättas, så att alla riskrapporter kan dokumenteras i denna mapp. Dokumentation är viktigt för att Sweco Norge AS´s rapporter ska få en mer gemensam struktur. Anställda vill dokumentera rapporterna på ett gemensamt ställe, så att man kan lära av varandra. • Uppföljning av åtgärder bör bli ett vanligare moment. Vem som är ansvarig för att uppföljningarna görs samt när de ska göras ska anges i rapporten.