Effektiv kommunikation i byggprojekt - En studie med fokus på informationsflödet mellan entreprenörer och myndigheter i byggentreprenader

Sammanfattning: Det finns i dagens läge ingen enhetlig kommunikationsmodell som styr hur informationsutbytet kan ske mellan myndigheter och entreprenörer i samband med tillståndsprocessen i byggprojekt. I dagens byggbransch kan kommunikationen mellan entreprenörer och berörda myndigheter i ett byggprojekt, upplevas som bristande i somliga fall med avseende på vilken information som ska utväxlas, i vilket format, under vilka tidsramar samt under vilka handläggningstider. Huvudsyftet med studien är att försöka kartlägga brister som förekommer i kommunikationen i samband med tillståndsprocessen samt föreslå åtgärder för hur dessa kan minimeras. Myndigheternas samt entreprenörernas åsiker och synpunkter av kommunikationen kommer att utgöra ett underlag för studiens slutsatser.Metoderna som har används i samband med faktainsamling är kvalitativa och utgörs huvud-sakligen av semistrukturerade intervjuer, deltagande observationer samt fallstudier. Huvudtanken bakom användning av flera datainsamlingsmetoder är att få en god validitet i studien samt få en verklighetsförankrad bild av kommunikationsfrågan i samband med en tillståndsprocess i bygg-projekt. Swim lane-metoden används i studien vid analysering av tillståndsprocessen samt för att presentera en kommunikationsmodell som kan användas för att underlätta ansökning av tillstånd för aktörer i byggbranschen. För att kunna analysera tillståndsprocessen mer i detalj, väljs bygglov som analyseringsobjekt. I studien görs sammanlagt sju intervjuer där fyra är på myndighetssidan och tre är på entreprenörssidan. Utöver intervjuerna görs tre deltagande observationer samt flera projektbesök i samband med fallstudierna.Kommunikationen kan idag ske på olika sätt beroende på vilken kommun ett byggprojekt genom-förs i och kan skilja sig i både tillvägagångssättet och handläggningstiderna. Orsaker till en bristande kommunikation från myndigheternas sida i samband med tillståndsprocessen i bygg-projekt, kan bero på hög arbetsbelastning hos myndighetsanställda samt personalbrist. Vissa tillstånd som till exempel det som berör belamring av allmänna ytor i samband med projekt-utförandet, kan ha långa beslutsvägar där flera myndigheter är inblandade vilket är en orsak till onödiga förseningar i beslutsfattandet.Det pågår idag en övergång i tillståndsprocessen från att ansökning och handläggning sker i pappersformat till en heldigitaliserad tillståndsprocess. Olika kommuner har kommit olika långt i digitaliseringsprocessen. För att kunna effektivisera tillståndsprocessen i byggprojekt, kan digitaliseringen nyttjas i större grad än det som görs idag. Exempel på digitala åtgärder som kan gynna tillståndsprocessen är implementering av automatiserade kommunikationsverktyg som möjliggör uppdatering av ärendets status. Entreprenören ges därmed möjlighet att kunna kommunicera med myndigheter samt komplettera eventuella brister med kort varsel. Implemen-tering av BIM i framtida tillståndsprocesser kan underlätta handläggningsproceduren för myndig-heternas del genom att möjliggöra smidiga kontroller i samband med granskning av ärendet som exempelvis kollisionskontroller eller kontroller av bärighets- och energiberäkningar.