Möjlighet till digitalisering av post: en kartläggning av
Telia Partners postflöden

Sammanfattning: Den tekniska utvecklingen har lett till ett ökat informationsflöde. Telia är
ett företag som de flesta associerar med just kommunikation och flöden av
information. Telia kanal Partner är den del av Teliakoncernen som är
ansvarig för företagskunder. Volymen post som kommer till kanal Partner och
därefter delas ut till medarbetarna har minskat de senaste åren eftersom
allt mer av den post som tidigare kom via Posten nu kommer via e-post och
andra digitala överföringsverktyg. Kostnaden för att sortera och dela ut
posten är densamma vilket har lett till att kostnaden per försändelse ökat.

Syftet med examensarbetet är att utreda möjligheten att överföra kanal
Partners inkommande fysiskt levererade post till digital post.

Med en digitalisering vill kanal Partner minska kostnaderna och uppnå
effektivare postflöden. Dessutom vill företaget skapa en ständig
tillgänglighet av posten för medarbetarna, trots resor i tjänsten och arbete
hemifrån.

För att undersöka möjligheten till digitalisering av post har en noggrann
kartläggning av postflödena gjorts. Postflödena beskrivs med hjälp av
flödesscheman tillsammans med kostnader, volymer, fördelning och vilka krav
på hantering och registrering som finns. Med hjälp av kartläggningen
beskrivs brister och ineffektiviteter inom postflödena och en indelning
efter möjlighet till digitalisering.

Kanal Partner rekommenderas att påbörja ett projekt där digitalisering av
inkommande post är ett mål. Den post som kan skannas ska skannas in av en
samarbetspartner för att sedan komma upp i de anställdas e-post. Förslag
finns även på hur den post som inte går att skanna skall distribueras. Genom
att åtgärda de brister och ineffektiviteter som finns inom postflödena
skapas en effektivare hantering och den inkommande posten minskar. På kort
sikt leder en digitalisering till en kostnadsökning i samband med införande
och tester men på längre sikt blir det mer och mer kostnadsbesparande.

För att underlätta arbetet med ett införande presenteras i examensarbetet en
aktivitetsplan för ett stegvis införande av digital posthantering.