Analys, felsökning och förbättring i fakturaprocess

Sammanfattning: Examensarbetet utfördes hos ett företag under april till juni månaden 2011. Det senaste året har företagets betalningsföreläggande ökat av diverse orsaker. En del leverantörsfakturor betalas inte i tid. När leverantörsfakturor inte betalas i tid kommer det krav/betalningspåminnelser och betalningsföreläggande till företaget. Syftet med examensarbetet var att felsöka och analysera befintlig leverantörsreskontraprocesskartan och dess subprocesser. Utifrån denna bakgrund har det presenterats förslag på förbättringar som skall leda till att krav/betalningspåminnelser och betalningsförelägganden minimeras. Visionen är att uppnå noll betalningsföreläggande. För att kunna uppfylla examensarbetets syfte har det gjorts litteraturstudier och intressentanalys. Utifrån intressentanalys har det gjorts personliga intervjuer med medarbetare på företaget för att kunna identifiera de problem, som orsakar till att flödet av krav/betalningspåminnelser och betalningsföreläggandet har ökat det senaste året. Diverse problem/orsaker har identifierats som orsakar krav/betalningspåminnelser och betalningsföreläggande. Den vanligaste orsaken till att fakturor inte betalas i tid är att en beställare inte beställer varan/tjänsten i inköpssystemet, utan väljer att göra telefonbeställningar, eller åka direkt till butik och göra beställning. Görs en beställning utanför inköpssystemet utelämnas viktig information till leverantören gällande faktureringen. Telefonbeställningar görs bland annat för att en beställare inte har alltid tillgång till inköpssystemet, varför det har föreslagits en handdator som ett lösningsförslag till problemet. Ett annat identifierat problem/orsak är att företaget inte har kontroll över de reklamerade fakturorna som reklameras av deras Extern IT Partner. Detta leder till att en faktura kan reklameras av samma orsak flertal gånger, vilket fördröjer betalningen. Lösningsförslag till detta är att reklamationsprocessen skall hanteras internt. Med dessa lösningsförslag och några till kommer flödet av krav/betalningspåminnelser att minkas som i sin tur kommer minimera antal betalningsföreläggande. Även om krav/betalningspåminnelser kommer kan de hanteras på ett korrekt sätt med hjälp av lösningsförslagen.