Utjämning av avropsprocessens material- och informationsflöde : En fallstudie på Siemens Industrial Turbomachinery AB

Sammanfattning: Siemens Industrial Turbomachinery AB i Finspång är ett företag som bland annat levererar gasturbinanläggningar till hela världen. Inför huvudleveransen av anläggningen från Finspång genomgås en process, kallad avropsprocessen, där förberedelser görs i form av bland annat utplock ur förrådet, packning och administration. Processen är idag ojämn då arbetet stoppas och startas flertalet gånger, dessutom krävs mycket handpåläggning och påtryckningar för att driva processen framåt. Avdelningar som ingår i det studerade systemet är främst projektstöd, förråd, montage och packning. Projektstöd har en administrativ roll och skapar den systemmässiga transporten med allt som ska levereras, där bland annat genereras plocklistor till förrådets kö. Förrådet i sin tur plockar material som ska levereras, och skickar det sedan till packningen som förpackar materialet enligt de behov som krävs beroende på transportsätt. Montagets del i processen är att montera av material som inte kan levereras monterat på maskinen och skicka det till packningen som packar på samma sätt som beskrivs ovan. Syftet med examensarbetet är att kartlägga den nuvarande avropsprocessen för leverans av gasturbinanläggningar och ge åtgärdsförslag på hur material- och informationsflödet i processen kan utjämnas. Åtgärdsförslagen ska utvärderas med hänsyn till interna risker och kostnader. En kartläggning upprättades med hjälp av SIPOC-modellen för att skapa en detaljerad bild av hur avropsprocessen fungerar, med samtliga ingående avdelningarnas material och informationsflöden. Kartläggningen analyserades, och utifrån analysen identifierades ett antal orsaker till det ojämna flödet. De identifierade orsakerna strukturerades därefter med hjälp av Ishikawadiagram och samlades till följande huvudorsaker; att materialet hemkommer sent till SIT AB, att avropsmötet är bristfälligt, att processen för att skapa avrop är otydlig, att arbetssättet i förrådet brister, samt att vissa triggers är bristfälliga. Huvudorsakerna som framkom i orsaksanalysen diskuterades sedan i en åtgärdsanalys där diskussioner kring möjliga åtgärder fördes utifrån relevanta teorier. Dessa diskussioner sammanställdes sedan till mer konkreta åtgärdsförslag. Förslagen som framkom beskrivs kortfattat nedan: 1. Sent material. Steg ett är att arbetet som påbörjats med att införa proactive planning, som åtgärd till grundproblemet, fortsätter. Detta kompletteras med att den lista med material som riskerar att bli sent fortfarande skapas och lämnas till internprojektledaren som tar reda på om materialet hinner komma hem i tid. Om det inte hinner hem är det viktigt att information om detta förmedlas till berörda avdelningar så att onödig väntetid inte uppstår, detta förslagsvis av internprojektledaren som har störst helhetsinsikt. 2. Bristande avropsmöte. Ett förslag har tagits fram på hur checklistan för avropsmötet kan utvecklas för att underlätta förberedelser inför mötet. Denna ska distribueras av internprojektledaren tillsammans med övrig information till mötet i samband med kallelsen. Det kan även vara bra att förtydliga de rutiner för genomförande som finns, till exempel gällande vem som håller i mötet. Ett uppföljande möte kan även hållas veckan innan packveckan för att följa upp och informera om läget i projektet. 3. Otydlig process för avrop. Projektstöd bör inte invänta klartecken från packningen utan istället i största möjliga utsträckning göra samtliga avrop under samma dag och ange fredagen innan packveckan i deras avrop. Om materialet inte finns hemma i tid ska projektstöd invänta inlagringen på förrådet innan de gör sina avrop, och i de fallen föreslås att dagens datum skrivs in i avropet så att utskriften av listan görs så fort som möjligt. När avropet skapats skriver förrådet ut alla listor och lämnar till packningen för nytt plockdatum. Packningen föreslås alltid ge det nya datumet till förrådet exakt tre dagar innan de vill ha materialet för att minska risken för att de ska behöva ändra datumen flera gånger. I de fall förrådet i Centrum ska plocka på samma lista rekommenderas att det nya plockdatumet distribueras via mejl. Förslaget innebär att förrådet inte kan utföra mätningar genom SAP, och därför har en möjlig manuell mätning tagits fram i form av ett Excel-dokument. 4. Arbetssätt förråd. Det första som tas upp är att dokumentera strulet för att kunna prioritera att lösa det strul som orsakar mest problem. Ett förslag för hur detta skulle kunna se ut har tagits fram i ett Excel-dokument. Viktigt är även att tid avsätts för förrådet för att kunna arbeta fram bra rutiner och processer för sitt arbete och att en person finns ansvarig för att driva förrådets arbete med förbättringsarbete. Förutom detta kan förbättringar uppnås för packningen om förrådet börjar göra muntliga överlämningar i samband med att de levererar material. För att förenkla detta vid de tillfällen då den ansvariga packaren inte finns tillgänglig är förslaget att en whiteboardtavla sätts upp med en kolumn för varje packare där plocklistan till det som lämnas över sätts upp. Det sista som tas upp i detta förslag är att förrådet borde skriva ut de korrekta märklapparna från början och märka materialet med dessa. Då lapparna inte går att få ut i plockordning är det viktigt att fortsätta att arbeta med detta för att hitta en bra lösning. 5. Otydliga triggers. Gällande triggern för att platslistan ska skapas förslås att packningen hör av sig till projektstöd när de vill ha listan. Behovet är tydligare hos dem och därför är det mer naturligt att de styr när de vill ha den.