Kritiska framgångsfaktorer under införandeprocessen av ett påtvingat affärssystem : En jämförande fallstudie av Attityd i Karlstad och Hammarö Rörinstallationer

Sammanfattning: Nästan samtliga organisationer använder affärssystem för att effektivisera processer, minska kostnaderna och utöka utbudet. Men det är ingen enkel process att införa ett nytt affärssystem. Införandeprocessen av ett nytt affärssystem är komplex och tar tid, vilket är förenat med en hög risk för organisationer. Många affärssystemsinföranden är påtvingade, vilket innebär att organisationer tvingas att införa ett nytt affärssystem. Medarbetarna i organisationer som tvingas till att införa ett nytt affärssystem kan ha en stark ovilja att vilja använda det nya affärssystemet vilket kommer skapa problem. Ett påtvingat affärssystemsinförande skapar ofta ett missnöje bland medarbetarna eftersom de inte vill förändra sina arbetssätt och är ovilliga att anamamma ny teknik. För att organisationer ska skapa ett lyckosamt affärssysteminförande är det viktigt att de arbetar med kritiska framgångsfaktorer. Om organisationer tar hänsyn till de kritiska framgångsfaktorerna på samtliga nivåer inom organisationen förbättras möjligheterna att lyckas med införandet. Uppsatsens syfte är att identifiera och beskriva kritiska framgångsfaktorer under införandeprocessen av ett påtvingat affärssystem för att skapa ett lyckosamt affärssysteminförande ur ett organisationsperspektiv. Fallstudiemetoden har valts som metod. Sammantaget har sex kvalitativa intervjuer genomförts med företrädare för två affärssystemsanvändande företag och ett systemimplementatörsföretag. Båda dessa affärssystemsanvändande företag är organisationer som har tvingats till att byta till ett och samma affärssystem. I fallstudien har även en företrädare för affärssystemsimplementatören under de två affärssystemsbytena intervjuats. De viktigaste slutsatserna från uppsatsstudien är att de sex respondenterna anser att det är viktigt med delaktighet från medarbetarna i organisationerna som ska införa ett påtvingat affärssystem. Att vara delaktig förbättrar möjligheten att vara med och påverka strukturen i det nya affärssystemet. Dessutom kan kundorganisationerna själva vara med i de olika stegen i införandeprocessen och ställa krav på systemleverantören. Den empiriska studien visar även att en kontinuerlig kontakt mellan systemimplementatören och kundorganisationerna är viktig. En kontinuerlig kontakt mellan parterna medför att organisationerna och systemleverantören har kontinuerlig kontakt och pratar med varandra och stämmer av hur projektet går. Om det finns en kontinuerlig kontakt minskar det riskerna för att affärssysteminförandet blir misslyckat samt att viktig information framkommer. När ett nytt affärssystem ska införas är det mycket data som ska konverteras. För att organisationer inte ska riskera att viktiga data inte kan konverteras bör det i ett tidigt skede säkerställas att de kan det. Dessa kritiska framgångsfaktorer är särskilt viktiga för att skapa ett lyckosamt affärssysteminförande för organisationer.