”Ibland blir det för mycket” : En studie om hur anställda nyttjar Instant Messaging i multikommunikation

Sammanfattning: Instant Messaging är en digital kommunikationskanal i ett användarvänligt format för kommunikation i nära realtid. Som en växande trend på arbetsplatsen väljer allt fler företag att integrera kommunikationskanalen i sina kommunikationslösningar. Samtidigt följer användningen av Instant Messaging med en omedveten andrahands-effekt, något som lämnat synliga avtryck på företagens kommunikationsmönster. Kommunikationsteoretikerna Turner och Reinsch (2007) förklarar förekommandet genom att introducera termen multikommunikation, hur anställda identifieras gå från att ha sekventiella till simultana interaktioner. En användning som formats efter Instant Messagings avsaknad av icke-verbala indikationer i att kräva mindre koordinering och möjliggöra för anställda att fördela sin uppmärksamhet över flera interaktioner. Turner och Reinsch (2007) föreslår därför att multikommunikation är att föredra när företag värderar inre effektivitet eftersom anställda som deltar i simultana interaktioner kan överprestera övriga. Andra insatta teoretiker har istället identifierat hur avsaknaden av icke-verbala indikationer ger kommunikationssvårigheter i form av funktionsbegränsningar och intensiva kommunikationsflöden. Något som ger implikationer för anställdas arbetsproduktivitet i att Instant Messaging kan vara avbrytande, försvåra en samordnad turtagning och göra det ansträngande att förmedla känslor. Uppsatsen syftar därför till att undersöka hur anställda hanterar den multikommunikation och de kommunikativa svårigheter som uppstår i samband med användandet av Instant Messaging. Genom deltagande observationer och semi-strukturerade intervjuer, på en avdelning inom ett multinationellt industriföretag, utförs en fallstudie. Resultat visar att sättet anställda hanterar Instant Messaging är starkt bundet till den kontext kommunikationskanalen nyttjas i. I en sammansättning av erfarenheter och sociala regler identifieras överenskomna strategier vilka balanserar och kontrollerar kommunikationsflödet, samt får funktionsbegränsningar att ge en minskad negativ effekt. Genom att prioritera kommunicerat innehåll efter tidskänslighet minskar antalet interaktioner, får kollegor att inte avbrytas i onödan och underlättar till en korrekt fördelning av uppmärksamhet. Samtidigt skickas främst skärmbilder tagna i affärssystemet SAP vilka inrymmer information i ett formaliserat gränssnitt. Något som gör kommunikationsflödet mindre intensivt i att kunna ersätta otroligt många meddelanden. Det underlättar till en samordnad turtagning, snabbare responstid och mindre ansträngning i att anställda inte skriftligt formulerar information med tillhörande känslor.