Inköpsmätning av indirekt material och tjänster - en flerfallsstudie

Sammanfattning: Syfte: Syftet med detta examensarbete är att undersöka hur mogna företagets inköpsavdelningar är och om mognadsgrad har något samband mellan hur de arbetar och mäter sin inköpsfunktion, samt att undersöka hur stora företag jobbar med indirekt inköp idag. Problembeskrivning: De olika frågorna som studien önskar besvara kan sammanfattas enligt följande: ' Var befinner sig företagens mognadsgrad enligt van Weeles utvecklingsmodell? ' Hur arbetar företagen med indirekt inköp? ' Hur jobbar företagen med mätning av indirekt inköp? ' Finns det något samband mellan mognadsgrad och användandet av nyckeltal för indirekt inköp? ' Andra erfarenheter för indirekt inköp? Metod: För att kunna ge svar på forskningsfrågorna har metoden flerfallsstudie använts. Studier har gjorts på sju företag: Boliden, Duni, IKEA, Lantmännen, NCC, Säkerhetföretaget och Trelleborg. Datainsamlingen har varit kvalitativ genom intervjuer. Dessa intervjuer gjorde grunden för de empiriska beskrivningarna i studien. Varje fall analyserades först utefter den teoretiska referensramen och sedan gjordes en korsanalys för att jämföra likheter och skillnader mellan fallen. Teoretisk referensram: Den teoretiska referensramen är uppdelad i tre olika delar, där den första bygger på van Weeles utvecklingsmodell (2010, s. 68-69). Denna anger förhållandet mellan hur stora besparingar som företagen kan göra beroende på hur mogna deras inköpsavdelning är och innehåller sex olika mognadsnivåer. Den andra delen är uppbyggd kring studien om olika externa strategier vid indirekt köp av Cox et al. (2005, s. 43). Denna behandlar allt från att inte ha någon strageti alls till att gå samman med andra företag och bilda inköpskonsortium eller outsourca delar av verksamheten. Den tredje delen bygger på van Weeles fyra olika områden av inköpsmätning (2010, s. 307). Den första handlar om pris- och kostnadsreduktion och kostnadsundvikande. Det andra området är produkt- och kvalitetsmätning, vilka underområden är just produkt och kvalité. Det tredje området är logistikrelaterade mätningar och är indelad i intern och extern. Det sista området är organisatoriska och är indelade i intern efterlevnad och inköpsavdelningens kvalité. Slutsats: Alla fallen hamnar på nivå tre eller högre enligt utvecklingsmodellens sex steg. Detta innebär att deras inköpsavdelningar helt eller delvis är integrerade inom företaget. Det innebär också att inköpsfunktionen har fokus från högsta ledningsnivå i företaget. Inköpsfunktionens struktur är ofta en hybrid som är centralt styrd. För fallet som finns på det femte och näst högsta steget, finns även extern integration där synergieffekter nås tillsammans med leverantörerna. Författarna tror att våra urvalskriterier är en stor anledning till detta resultat, då valda fall är stora och har väl etablerade inköpsavdelningar. Kort- och långsiktiga leverantörsrelationer är de dominerande strategierna bland fallen i vår studie. Vilken som används för de olika leverantörerna beror på vilken produkt det är. Det är stor skillnad bland fallen gällande vilken prioritet indirekt inköp får och vilken andel av den totala spenden som det står för. Andelen är i denna studie mellan fem och fyrtio procent. Flera av fallen använder sig av interna och externa inköpskonsortium, men inget fall hade outsourcat någon indirekt inköpsverksamhet till ett tredjepartsföretag. Fallens vanligaste mätetal för indirekt material och tjänster är besparingar, farmförallt genom att jämföra dagens priser mot de historiska. Flera av fallen mäter dessutom besparingar mot marknadspriserna. Inom besparingar finns det ett tydligt samband mellan mognadsgrad och hur fallen mäter, där de mogna mäter priser mot de historiska och marknadspriserna. Eftersom många av företagen har problem med contract compliance, är detta ett viktigt mätetal för flertalet av fallen. Samtliga företagen i studien mäter sina leverantörer på olika typer av hållbarhet, arbetsmiljö och social ansvar. Två av de sju fallen mäter bara totalt inköp och har inga explicita mätetal för indirekta tjänster och material. Tiden fallen har mätt varierar från ett par till tio år, men inget samband mellan detta och deras mognadsgrad kunde indentifieras i denna studie. Svårigheter med mätning för indirekt inköp är att ta fram mätetal som ger ett bidrag till verksamheten och som reflekterar det man vill mäta på ett bra och korrekt sätt. Många utav fallen önskar att mäta TCO, men de menar att det är ett teoretiskt begrepp som är mycket svårt att realisera i praktiken.