Mapping of the referral management at the Department of Internal Medicine

Sammanfattning: På Medicinkliniken, på Vrinnevisjukhuset, finns det ett behov av att kartlägga remisshanteringen på deras mottagningar. Därför avser denna rapport till att kartlägga dessa och ge rekommendationer på vilka problemområden som skulle kunna förbättras. Informationsinsamlingen skedde genom observationer och intervjuer med läkare, sjuksköterskor, undersköterskor och läkarsekreterare. Utöver detta användes även historisk data från år 2014, på hur många remisser som anländer till respektive mottagning samt hur lång tid respektive mottagnings bedömningsprocess tar. Det erhölls även historisk data från januari till april år 2015 som redovisade ledtiden från mottagen till färdigbedömd remiss. Kartläggningarna visar på att remisshanteringen skiljer sig mottagningarna emellan, där de största skillnaderna är huruvida remisserna bedöms enskilt eller i team, om mottagningarna hanterar remisser i pappersform eller digitalt samt vilken yrkesgrupp som utför de administrativa arbetssysslorna. De identifierade slöserierna är överproduktion, väntan, felaktiga processer, utnyttjande av personal samt onödiga rörelser. Överproduktion uppstår då dubbelarbete sker när läkare arbetar i team, till följd av att den slutgiltiga bedömningen görs av läkare enskilt vid ett senare tillfälle. Till detta hör även slöseriet väntan då denna skulle kunna minskas om bedömningen utfördes direkt vid teambedömningen. Slöserierna överproduktion och felaktiga processer uppstår vid bearbetning av remisser med bristande kvalitet. Slutligen identifierades slöserierna utnyttjande av personal samt onödiga rörelser, till följd av att vissa sysslor utförs av fel yrkesgrupp. De slutgiltiga rekommendationerna är att mottagningarna ska bedöma remisser i team, förutsatt att de har tid att skriva in bedömningen direkt i Cosmic och inte vid ett senare tillfälle. Administrativa arbetsuppgifter som inte kräver medicinsk utbildning bör utföras av läkarsekreterare. Mottagningarna bör utnyttja Cosmic i största möjliga mån och sköta remisshanteringen digitalt istället för i pappersform. Det bör även undersökas om en mall eller checklista kan skapas till de remitterande enheterna för att höja kvalitén på de inkommande remisserna till Medicinkliniken.