Från julpynt till reservdelar, en fallstudie av indirekta inköp vid Akzo Nobel

Sammanfattning: De senaste åren har vi i media kunnat följa utvecklingen av företag i den nya ekonomin. Dessa företags genomslagskraft till trots, kan man konstatera att de mogna industriföretagen fortfarande utgör ryggraden i dagens ekonomi. Trots att företagen i de mogna branscherna inte utgör en homogen grupp, utan skiljer sig åt i karaktär, går det att finna vissa gemensamma drag. Gemensamt för dem alla är, till exempel, att konkurrensen är hård och marknaden mättad. Typiskt för de mogna branscherna är också att standardiseringen av produkterna ökar. Detta leder till att företag i större utsträckning än tidigare, måste fokusera på att sänka sina kostnader för att kunna möta den ökade konkurrensen. En följd av att företag försöker finna konkurrensfördelar genom att sänka sina kostnader är att inköpsprocessen blivit en strategiskt viktig del av verksamheten. Med inköp som hanteras rätt kan man uppnå låga insatskostnader, vilket är av stor vikt för företag med skalekonomisk verksamhet. Inköp i kapitalintensiva, process/batchtillverkande företag karaktäriseras av att man fokuserat på flödet av direkt material, då tillförelse av sådant är avgörande för den löpande verksamheten. Vidare är råvaruinköpen är så betydelsefulla ur ekonomisk synvinkel att de ofta sköts av inköpsspecialister som arbetar nära företagsledningen. I en sådan situation har inköpen av indirekta varor och tjänster kommit i skymundan. Med anledning av detta är det intressant att närmre studera de problem, som kan relateras till inköp av indirekta varor och tjänster, för företag som befinner sig i den ovan beskrivna industrin. Uppsatsens syfte är att undersöka vilka faktorer som är viktiga att beakta vid inköp av indirekta varor och tjänster. Syftet kan delas upp i fyra delsyften: Det första delsyftet är att beskriva en teoretisk referensram för vad som kännetecknar indirekta inköp Det andra delsyftet är att beskriva indirekta inköp och dess omfattning i ett empiriskt exempel Det tredje delsyftet är att identifiera vilka problem som finns i inköpsprocessen, för de indirekta varorna, samt att analysera vilka faktorer som bidrar till problemens uppkomst Det fjärde delsyftet är att ge förslag till hur företag, med liknande förutsättningar som fallföretaget, ska hantera/reducera inköpsprocessens problematik Vi har valt att studera denna problematik genom att göra en i huvudsak kvalitativ fallstudie på Akzo Nobel i Malmö, då detta företag fyller de kriterier som vi ställt upp I vår uppsats har vi kommit fram till att karaktären för olika typer av indirekta inköp skiljer sig åt från varandra, vilket gör hela processen komplex. De områden som vi funnit mest intressanta att studera i samband med indirekta inköp är: organisation, leverantörsförbindelser och administrativa rutiner. Den stora spridningen i de indirekta inköpens egenskaper är den drivande faktorn för de problem som uppstår inom vart och ett av dessa områden. Konsekvensen av komplexiteten är att de problem som uppstår inte kan lösas generellt för alla typer av indirekta inköp, utan varje problemområden måste hanteras separat för olika inköpstyper så att man tar hänsyn till de olika inköpens karaktär. Då de indirekta inköpen karakteriseras av ett stort antal leverantörer och en stor mängd fakturor, kan man reducera komplexiteten genom att minska dessa. Detta kan till exempel uppnås genom att man ökar samordningen av inköpsverksamheten. Ett sätt att öka samordningen på, är att införa ett affärssystem som ökar informationsspridningen inom företaget.