E-postdefekter inom svensk sjukhusverksamhet - En studie av e-postkommunikationen vid Helsingborgs lasarett

Sammanfattning: Email defects in Swedish hospital organizations - a study of e-mail communication at Helsingborgs lasarett The purpose of this paper is to examine the defects, which within the framework of email overload can be identified in Swedish hospital organizations. The method underlying the work is a questionnaire study. The survey reveals that the amount of email received is not excessively large but due to lack of time and of knowledge it becomes an obstacle rather than the resource it has the potential to be. Furthermore, our study shows that unnecessary emails constitute a large proportion of the total email volume, especially because of an excessive and improper use of the CC feature. Medical Doctors are the ones experiencing the most problems with email, although they do not handle a larger volume of email than their colleagues. It turned out that the existing email policy is not properly rooted in staff since only 40 % know that it even exists. That has effects on how the email is used and on the quality of emails. Other quality defects are an over-reliance on the own competence and lack of knowledge about when email is the right communication media. E-postdefekter inom svensk sjukhusverksamhet – en studie av e-postkommunikationen vid Helsingborgs lasarett Syftet med denna uppsats är att undersöka vilka defekter som, inom ramarna för e-postöverflöd, kan identifieras inom svensk sjukhusverksamhet. Den metod som ligger till grund för arbetet är en enkätundersökning. Undersökningen visar på att e-postmängden inte är överdrivet stor men att brist på tid och bristfälliga kunskaper gör att e-posten av många upplevs som ett hinder snarare än som det hjälpmedel den har potential att vara. Vidare visar vår studie att onödig e-post utgör en stor del av den totala e-postmängden, mycket be-roende på ett överdrivet och felaktigt användande av CC-funktionen. Läkarna är den yrkesgrupp som upplever allra mest problem med e-posten, trots att de inte hanterar en större mängd e-post än sina kollegor. Det visade sig att den e-postpolicy som faktiskt finns inte var förankrad hos personalen då bara 40 % kände till att den ens existerade. Det ger effekter på hur e-posten används och på e-postmeddelandenas kvalité. Andra kvalitetsbrister är en övertro på den egna kompetensen samt okunskap om när e-post är det rätta kommunikationsmediet.