Framgångsfaktorer för instruktioner : Utformning av instruktioner för ettstandardiserat arbetssätt inom Lean Production

Sammanfattning: Lean Production är ett sätt att möta efterfrågan som kräver flexibilitet, korta ledtider och kundorderstyrning. Detta i sin tur bygger på en rad olika arbetssätt som syftar till att jobba på det för tillfället bästa kända sättet. För att uppnå detta har instruktioner en viktig funktion för att tydliggöra en standard som förbättrar kvalitet, effektivitet, säkerhet och ergonomi. Syftet med denna uppsats är att undersöka hur instruktioner ska utformas för att uppnå ett standardiserat arbetssätt. Vi har använt oss av litteraturstudier, intervjuer och fallstudier. Fallstudierna är utförda på två stora industribolag i Sverige; ett företag som anses vara i framkant vad gäller standardiserat arbete och företag där nya metoder inom standardiserat arbetssätt håller på att implementeras. Ett problem har visat sig vara att instruktioner inte används i önskad utsträckning. Anställda upplever att det är tidsödande att läsa instruktioner och vill gärna prova själv först. Andra anledningar till att instruktionerna inte används är att de har fel nivå, är dåligt uppdaterade och leder till en känsla av ”instängdhet”. Om instruktionerna inte används spelar det ingen roll hur bra utformade de än är. Därför diskuterar vi i uppsatsen inte bara instruktionernas utformning utan även vikten av engagera och motivera medarbetarna att använda instruktionerna. Genom att kombinera våra fallstudier, intervjuer och litteraturstudier har vi kunnat dra en slutsats som besvarar vår frågeställning hur instruktioner bör utformas för att uppnå ett standardiserat arbetssätt. Det har visat sig att det mest relevanta är att engagera medarbetarna i arbetet med att ta fram instruktioner. Deras roll lyfts fram inom alla studier inom denna uppsats. Det är de som är användarna och därmed experterna och deras kunskaper och erfarenheter ska därför utnyttjas i utformning och uppdatering av instruktionerna. Om medarbetarna inte engageras blir instruktionerna oanvändbara. Därför föreslår vi att ledning och chefer kontinuerligt efterfrågar instruktionernas användning. Medarbetarna ska känna att de ”äger” instruktionerna genom att de själva utformar dem. Det krävs både initial och kontinuerlig utbildning för att ge en förståelse för varför ett moment utförs. När engagemanget är förankrat får instruktionens form och utseende relevans. I rapporten presenterar vi de nivåer som instruktionen bör ha och förklarar var förrubrikerna vad, hur, varför är en bra utformning. En instruktion består dessutom nästan alltid av både text och bild, var för sig eller kombinationen av dessa leder till olika funktionalitet. Vi har därför studerat hur olika utformningar uppfattas och påverkar medarbetarnas användande. Vidare berörs ämnen som digitala instruktioner och textens utformning. Fördelen med digitala instruktioner är att de är flexibla vad gäller till exempel uppdatering och fördelar med animeringar och bilder som kan öka förståelsen. Denna typ av instruktioner möter dock idag fortfarande motstånd både från användarna och från högre chefer, men är ändå något som det kommer att synas mer och mer av i framtiden. Vår rekommendation är således att först fokusera på att företaget genomsyras av ett engagemang kring vikten av instruktioner, därefter på layout och utformning.