Praktiskt förändringsarbete – Fallstudie på en liten mekanisk verkstad

Sammanfattning: Syfte: Syftet med förändringsarbetet är att hjälpa Varberger Sweden AB att skapa den fungerande produktionsapparat som behövs för att jobba enligt den av företaget utarbetade affärsidén med kärnkompetens och kundanpassning. Arbetet kommer att beskriva det använda arbetssättet, dvs. analysarbetet, men huvudsyftet är att skapa förändringar i företaget och så långt som möjligt implementera dessa. Problemställning: Företaget Varberger Sweden AB har i omgångar gått i konkurs av olika anledningar. Företagets nuvarande ledning ser att det finns en kärna i företaget som är värdefull men att denna tyvärr i dagsläget inte kan utnyttjas till fullo eftersom det finns mycket runt omkring denna kärna som behöver bearbetas för att kunna fungera. För att kunna utnyttja sin kärnkompetens och för att få företaget att bli framgångsrikt ser därför ledningen att det behövs en genomgång för att få rätt på omgivningen kring denna kompetens. Metod och teori: Författarna har i detta arbete valt att lägga sig i ett område där fallstudie och aktionsforskning överlappar varandra. Utgångspunkten var att starta ett förändringsarbete, där Kotters (1995) teorier tillämpats, och med det olika aktiviteter vilket senare analyseras och därmed valt aktionsforskningen. Fördelarna som funnits är att författarna kunnat inta båda rollerna som krävs vid aktionsforskning. Som anställd i företaget har en av författarna kunnat vara mer inblandad i företaget medan den andra, som endast deltagit som student, haft en mer undersökande inställning till arbetet. Då undersökningen inriktat sig mot ett konkret fall, under verkliga förhållanden i ett aktivt företag där de effekter och resultat som kommer av förändringarna undersökts kan det ses som att arbetet tenderar mot fallstudiemetodiken. Ett känt problem vid denna metodik är generaliserbarheten, d.v.s. att resultaten är svåra att appliceras på andra fall, men exempel på viss generaliserbarhet finns i detta arbete. Detta då resultatet till viss del kan appliceras på små verkstadsföretag som befinner sig i uppstartsfasen. Arbetet genomförts med hjälp av PDCA cykeln där hypoteser tagits fram och implementerats för att sedan titta på resultatet, analysera detta och ta beslut om det ska införas permanent eller att cykeln ska börja om från början. I bakgrunden har även arbetet haft Kotters (1995) teorier om förändringsarbete för att kunna genomföra förändringsarbetet på ett effektivt sätt. Slutsatser: I arbetets första skeden lades mycket tid och kraft på att förbättra företagets produktionsflöden, tillverkningsrutiner och beställningsrutiner. Trots att dessa var i stort behov av förbättringar framkom snart att struktur och kommunikation var en ännu större orsak till bristerna i företagets effektivitet. Kommunikation var ett område med brister, varför det fokuserades på detta inledningsvis. Följden blev att implementeringen här kom långt med tydligare resultat som följd. Framförallt lades kraft på enkla visuella lösningar. Det stora organisationsarbetet som syftade till att skapa en mer fungerande organisation handlade inte så mycket om att förändra strukturen på organisationen som sådan. Arbetet gick mer ut på att tydliggöra hur den såg ut för alla så att företaget kunde börja arbeta enligt organisationen. Här fanns potential att spara tid, minska antalet missförstånd och därigenom minska kostnader och irritation. I övriga delar som arbetet studerade, produktion och struktur, var projekttiden för kort för att kunna slutföra implementeringen. Projektet satte t.ex. upp en tavla som skapade struktur i företaget men inom andra delar av detta arbete, såsom införande av kanban metodiken och en företagspärm som skulle bidra till känslan för företaget, påbörjades bara implementeringen och framtagandet. Dessa delar rekommenderas företaget att arbeta vidare med för att kunna utvärdera, och antagligen få, effekt. En begränsning av den implementering som genomfördes var bristen på en långtgående uppföljning. Exempelvis togs ett förslag med morgonmöten och månadsmöten fram för att skapa struktur i produktionen. Förslaget implementerades men en djupare uppföljning hade varit att önska och företaget rekommenderas att i fortsättningen arbeta mer med de olika förslag som uppkom under arbetet.