Implementering av ett processorienterat arbetssätt : förutsättningar och hinder

Sammanfattning:

Att fokusera på processer och arbeta med processorientering är något som många organisationer hävdar att de gör. Vanligt är dock att man bara byter titlar, så avdelningschefer av olika slag blir processägare och därmed anser man att man arbetar processorienterat. Att gå från ett funktionellt arbetssätt till ett mer processorienterat innebär en del problem och utmaningar.

Syftet med denna uppsats är att utifrån ett processbaserat perspektiv analysera och ifrågasätta hur Företag X arbetar med sina rutiner kring projekt idag, samt att fördjupa mig i hur företaget kan implementera ett mer effektivt arbetssätt. Jag tittar också närmare på om man stöter på några annorlunda problem vid implementering av nya arbetssätt i en konsultfirma.

Uppsatsen börjar med att beskriva hur man går till väga för att identifiera sina kärnprocesser för att sedan övergå till vad Företag X kan göra för att förbättra processen kring hur de driver projekt. Till hösten ska Företag X införa en Projekthandboken för att klargöra hur man ska arbeta med projekt. Som den är uppställd idag så är den delvis processorienterad, men det saknas några viktiga delar. Den bör ändras så att den innehåller hela projektprocessen, från anbud till slutleverans och utvärdering. Den bör också beskriva processägares, processledares och övriga rollers ansvar och befogenheter.

Företaget har rutiner för hur man ska gå tillväga vid arbete med projekt, men de ser inte hela processen. Företaget har utifrån befintliga rutiner sammanställt Projekthandboken och därmed kan det förbli svårt att ändra invanda arbetssätt. Om de i stället börjar med att identifiera sina kärnprocesser och därefter bryta ner dem till värdeskapande delprocesser och ifrågasätta sina rutiner har de större chans att lyckas med att arbeta processorienterat. Företag X bör också förbättra sina kommunikationsmöjligheter så att nya rutiner förmedlas.

En av framgångsfaktorerna vid implementering av ett nytt arbetssätt är personalens förmåga att hantera förändringen. Det viktigaste är att acceptera att implementeringen är en process, skynda långsamt, bedöm potentiella risker och att skapa motivation och förmedla visionen om hur företaget ska se ut efter implementeringen.

Det jag också kom fram till är att Företag X har lyckats med att behålla kompetent personal i företaget genom att kompetenssäkra företagets kunskap hos flera individer och erbjuda utmanade och varierande arbetsuppgifter. Det Företag X bör fokusera på att skapa en tydligare samhörighetskänsla bland personalen genom regelbundna träffar.