Dokumenthantering inom kvalitets- och miljöledningssystem : En problemanalys

Sammanfattning: Fler företag väljer att ISO-certifiera sig inom kvalitets- och miljöledning vilket medför krav på stora mängder dokumentation. Det kräver en metodisk och strukturerad hantering för att kunna leta fram rätt dokument i rätt version, annars går värdefull arbetstid åt till att leta. Som hjälpmedel finns dokumenthanteringssystem och det finns många tidigare utförda studier kring området. Studier med fokus på hantering av ISO9001- och ISO14001-dokumentation med hjälp av dokumenthanteringssystem är däremot av begränsad omfattning. Därför har syftet med den här studien varit att undersöka vilka krav ISO-certifierade verksamheter ställer på ett dokumenthanteringssystem. Ett dokumenthanteringssystem är ett IT-baserat hjälpmedel för att hantera dokument. Inom ISO används två typer av dokument: specificerande och redovisande dokument. ISO ställer krav på hanteringen av de här dokumenten. Tidigare studier ger rekommendationer på andra krav som bör ställas på ett dokumenthanteringssystem och dokumenthanteringsprocessen. Studien baseras på en litteraturgranskning av tidigare studier och av en fallstudie. Då det finns få tidigare studier inom området användes en metod i fallstudien inspirerad från en artikel som berör området kring implementering av dokumenthanteringssystem i kvalitetscertifierade verksamheter. Vår studie resulterade i en relativt generell, grundläggande kravställning på ett dokumenthanteringssystem för ISO-certifierade verksamheter. Kravställningen innehåller bland annat krav på hanteringsprocessen och systemets roller. Studien poängterade även de brister som kan uppkomma då ett dokumenthanteringssystem inte används till exempel bristande överblick och kontroll över dokumenten samt problem med versionshantering. Studien visade också att ett dokumenthanteringssystem rekommenderas som hjälpmedel i dokumenthanteringen utifrån flertalet fördelar såsom mindre administrativt arbete och bättre styrning av dokument.