Anonymitet, Transparens & Kunskapsspridning : -En studie om intern kommunikation

Sammanfattning: I dagens samhälle är intern kommunikation en betydelsefull del i samtliga organisationer. Ändå finns det mängder med organisationer som saknar en strategi för att hantera intern kommunikationen. Fallföretaget som den här studien utfördes på grundades ett och ett halvt år innan studien påbörjades. Organisationen har inte prioriterat den interna kommunikationen. Vilket har skapat ett missnöje hos medarbetarna samt att fel i produktionen uppstått. Därmed beslutade fallföretaget att införa en öppen digital kommunikationskanal. Med ”öppen” kommunikationskanal menas att alla har tillgång till all information och alla kan publiceras men saknar individuella inloggningar. Därmed går meddelandena inte att spåra. Syftet med den här undersökningen var att identifiera hur en ny kommunikationskanal tolkas och används av intressenterna. Syftet är även att klargöra om den digitala kommunikationskanalen är meningsfull för medarbetarna. Studien syftar även till att undersöka om de interna transporterna påverkats av implementeringen av kommunikationskanalen. Affordance teorin har använts för att undersöka vad den nya digitala kommunikationskanalen har medfört organisationen och dess individer. Affordance teorin beskriver att det inte är givet att individen uppfattar det huvudsakliga syftet med objektet. Individen kan tolka in ett helt annat syfte för objektet. Meningsskapande teorin har studerats för att belysa vad individerna ansåg var meningsskapande med kommunikationskanalen.En kvalitativ undersökning har genomförts genom öppna intervjuer, observationer och mätningar. Metoderna användes före, under och efter implementeringen av kommunikationskanalen. Kvantitativa mätningar utfördes genom att registrera en tjänstemans interna transporter. Resultatet visade att medarbetarna anser att intern kommunikationen blivit bättre efter implementeringen av kommunikationskanalen. De anser att kommunikationskanalen har skapat en tydlighet i vilka arbetsuppgifter de ska prioritera. Vilket har bidragit till en ökad ansvarskänsla. Resultatet visar även att antalet fel i produktionen har minskat efter implementeringen samt att tjänstemännens interna transporter har minskat. Dock har samtliga medarbetares skärmtid ökat. Studien visar att det finns ett samband mellan antalet fel i produktionen, bristande kommunikation och interna transporter. Den förbättrade kommunikationen har efter implementeringen minskat antalet fel i produktionen och därmed även minskat de interna transporterna för tjänstemännen. Det har bidragit till att tjänstemännen haft mer tid till strategiska frågor istället för att behöva operativt styra produktionen på plats. Det finns en möjlighet att skriva anonyma meddelande via kommunikationskanalen. Det identifierades att några individer inte signerade informationen då de var av en negativ karaktär men alltid signerade positiva meddelanden. Studien resulterade i tre begrepp som beskriver effekterna av användandet av en öppen digital kommunikationskanal:Anonymitet, transparens och kunskapsspridning.