Ett strukturerat arbetssätt vid anbudsprocessen och dess koppling till projektgenomförande : - en fallstudie vid BDX Företagen AB

Sammanfattning: I dagens samhälle är en av de vanligaste arbetsformerna projektverksamhet. Det är dock en stor del av projekten som inte lyckas ekonomiskt. Många projekt möter problem, tar fel kurs eller går under och följden av det resulterar i stora förluster av tid, pengar och engagemang. Det finns olika anledningar som orsakar dessa förluster, en av anledningarna är optimism men en annan anledning som lyser igenom i nästan alla forskningsfall är oförmågan att styra projekt. Studien syftar till att undersöka hur ett entreprenadföretag på ett strukturerat sätt kan jobba med anbud och dess koppling till projektgenomförandet. Målsättning är att redogöra för ett verktyg/arbetssätt som fungerar för anbudsprocessen och dess koppling till projektgenomförandet inom ett entreprenadföretag. För att genomföra studien har ett fallföretag studerats. Fallföretaget som har studerats har växt snabbt från det att de bildades och är idag ett av de företag som är de största privata arbetsgivarna i Norrbotten. I och med den snabba tillväxten innebär det att vissa delar inte har hunnit med att växa i samma takt som företaget. En del som inte har hunnit utvecklas i samma takt som företaget är arbetet kring anbudsprocessen och dess koppling till projektgenomförandet. Intervjuer och observationer har utförts vid tre projekt inom fallföretaget för att kartlägga det befintliga arbetet med anbudsprocessen och dess koppling till projektgenomförandet. Resultatet från den insamlade datan analyserades mot teori för att identifiera mönster och kritiska linjer. Detta för att uppföra rekommendationer för ett strukturerat arbetssätt kring anbudsprocessen och dess koppling till projektgenomförandet. Teorin utformades främst av befintlig litteratur inom ekonomistyrning. Resultatet visade att det befintliga arbetssättet karaktäriseras av otydlighet och dålig struktur. Hur styrningen av projektet ska gå till uppfattas olika internt inom fallföretaget och kulturen karaktäriseras av att arbetet i produktionen ska påbörjas så snart kontraktet är erhållet och därigenom innan planeringen genomförts. Några kritiska punkter som resultatet visade är att det ekonomiska målet inte upprättas av de som ska utföra arbetet, det upprättas ingen produktionskalkyl samt att uppföljningar och avstämningar utförs mycket översiktligt. Studien visade att fallföretaget för att skapa ett strukturerat arbetssätt för anbudsprocessen och dess koppling till projektgenomförandet samt uppföljning mot ekonomiska mål bör: Säkerställa att alla medverkande är väl införstådda med de uppsatta målen för projektet och även se till att de upprepas kontinuerligt under projektet. Införa ett starttillstånd där planeringen av utförandet kontrolleras. Beslut om godkänd planering måste ske innan arbetet får fortsätta där beslutet tas av projektchef. Införa en ny typ av rutin vid kontroll av uppföljning och avstämning i form av en prognos, likt förra punkten, där det tydligt framgår vilka poster som ska tas fram. Se till att en produktionskalkyl upprättas för varje projekt genom att göra den konsekvensberoende. Om produktionschefer upprättar den och håller den budgeten så erhåller produktionschefen en bonus. Produktionskalkylen används därigenom som grund för att sätta det ekonomiska målet för projektet. Det ekonomiska målet sätts därigenom av produktionschefen. Införa en utbildning som behandlar förmågan att planera och styra. Införa projektstyrningsmodellen XLPM eller motsvarande.