Hur kan statliga myndigheter lyckas med sina IT-satsningar? : Dialogseminarier med beställarorganisationer

Sammanfattning: Varför misslyckas statliga myndigheter så ofta med sina IT-satsningar och vad kan man göra åt detta? Att IT-investeringar som görs av våra myndigheter inte ger önskade nyttoeffekter i verksamheten, innebär en stor kostnad för samhället. Tidigare forskning visar att det är vanligt att man utvecklar IT-stöd utan att först utreda vad organisationen egentligen vill uppnå med dem. Huvudfrågan i detta examensarbete är hur man kan förbättra myndigheters IT-beställningsprocess. I en seminarieserie delar åtta personer, med sig av sina erfarenheter, genom dialogseminariemetodiken. De är alla involverade i beställningsprocessen, på olika statliga myndigheter. Vi kan, i enlighet med tidigare studier, konstatera att för att kunna grunda sina IT-beställningar på de behov som verksamheten och användarna har, så måste den som är beställare ta reda på vilka dessa behov är, redan i förarbetet till beställningen. Beställare behöver få ett ökat ansvar för att se till att detta blir gjort, och att slutresultatet faktiskt ger den verksamhetsnytta man vill åstadkomma. Ett utpekat ansvar kan ge beställaren både ökad motivation och ett starkare mandat. På myndigheterna är det traditionellt sett IT-leverantören som står för stora delar av kravframtagandet och, i den mån det förekommer, användbarhetsaktiviteter och verksamhetsanalyser. Våra resultat visar att det är svårt att ändra på detta förhållande mellan leverantör och beställare. En anledning är att IT har hög status, vilket gör att leverantören lätt får övertag över beställaren. För att myndigheters IT-satsningar ska kunna ge önskat resultat kan vi konstatera att beställarna måste stärkas i sin roll. I denna studie drar vi slutsatsen att beställarna behöver backas upp av ett tydligare och mer relevant metodstöd, ett område som inte behandlats så ingående i tidigare forskning. Vidare måste beställningsprocessen specificeras mer noggrant och ansvarsfördelningen mellan de olika parterna klargöras. Avgörande för att detta ska ske är att personer i ledande position på myndigheterna kommer till insikt om hur mycket man har att tjäna på att låta verksamhetens behov vara det som styr IT-utvecklingen.