Effektivisering av informationsflödet för order med speciella kundkrav

Sammanfattning: Konkurrensen mellan producerande företag ökar idag i takt med att kundernas krav på kvalitet och flexibilitet ökar. Ett producerande företags förmåga att skapa flexibilitet efter kundens önskemål bygger på en väl fungerande verksamhet med god kommunikation mellan de anställda. Med hög kundanpassning ökar mängden information som måste hanteras i verksamheten vilket ställer krav på företaget att utveckla ett väl fungerande informationsflöde. För att utveckla ett konkurrenskraftigt företag eftersöks den perfekta kombinationen av filosofi, processer, personal och problemlösningsverktyg. Till hjälp för att finna denna kombination väljer ett stort antal företag att gå i den framgångsrika biltillverkaren Toyotas fotspår. Toyotas framgångsmodell står för att skapa värde för kunden genom att eliminera icke värdeskapande aktiviteter i hela verksamheten. Framgångsmodellen bygger på att skapa en resurssnål produktion vilket går under termen Lean produktion. Företaget OSTP i Örnsköldsvik är specialiserade på att tillverka svetsade och rostfria rördelar. Produkternas användningsområden ställer höga krav på kvalitet vilket har bidragit till att kundernas efterfrågan på speciella kundkrav angående kontroll och provning av materialet och produkterna har ökat. Ökningen av kundkrav har förorsakat en ökad belastning på de avdelningar som hanterar order med speciella kundkrav vilket är det bakomliggande problemområdet för detta examensarbete. OSTP i Örnsköldsvik vill förbättra företagets informationsflöde för projektorder som består av de order som innefattar speciella kundkrav. Företaget vill även effektivisera processen för projektorder med målet att minska företagets leveransförseningar. Med hjälp av intervjuer och observationer har en kartläggning av processen för projektorder utfärdats och värdeflödet identifieras. Kartläggningen och det identifierade värdeflödet har visat på ett antal iakttagelser med möjlighet till förbättring. Iakttagelserna har sammanställts och utvärderats där det har framgått att informationskvaliten står för den största orsaken till de aktiviteter som inte är värdeskapande i informationsflödet. Informationskvaliten har visat sig vara opålitlig vilket orsakat osäkerhet hos de anställda. Med litteraturstudier som stöd har iakttagelserna analyserat och utvärderats för att resultera i ett antal förbättringsförslag. Analysen har visat att orsaker till problem i informationsflödet i flera fall är kopplade till sammanställningen av kundkraven. För övriga iakttagelser i processen för projektorder har analysen visat att problem som uppstår är orsakade av stora lager mellan processerna samt bristande standardiserat arbete och teamwork. De identifierade iakttagelsernas förbättringsförslag ligger till grund för den fastställda slutsatsen och till de rekommendationer som är framtagna till företaget. Dessa rekommendationer är anpassade för att kunna appliceras i OSTPs eget förbättringsarbete som bygger på de verktyg och tekniker som används inom Lean produktion. Rekommendationerna är uppdelade i förbättringar som på ett effektivt sätt ger resultat på kort sikt och förbättringar som ger ett hållbart resultat på lång sikt. Förbättringsmöjligheter som rekommenderas på kort sikt är att införa struktur och standardiserat arbete för alla processer, minska lagren så att problem förs upp V till ytan och att företaget ska upprätthålla och utveckla lagarbetet i och mellan alla processer. Förbättringsmöjligheterna som rekommenderas på lång sikt bygger på att de kortsiktiga förbättringarna upprätthålls. Rekommendationer på långsikt är att minska lagren mellan alla processer med hjälp av mindre batchstorlekar, korta ner ledtiderna, bygga in kvalitet i hela verksamheten, arbeta effektivt med produktionsplanering, utbilda och utveckla en flexibel personal samt att skapa en tydligare filosofi inom företaget där alla engagerat strävar mot samma mål.