Användningen av ICE som arbetssätt - En utvärdering av mötesmetoden i projekteringsstadiet

Sammanfattning: För att effektivare nå uppställda mål och för att skapa en snabbare projekteringsprocess så har ett antal forskare på CIFE (Center for Facility Engineering) tagit fram en mötesmetodik de har benämnt ICE. ICE kännetecknas av stora möten där fler teknikområden representeras för att driva projektet framåt. Sweco, det studerade företaget, har som första svenska konsultföretag inom anläggningsbranschen valt att certifiera sig inom VDC, som bland annat innefattar ICE. Detta gör de för att de vill kunna genomföra tvärdisciplinära uppdrag med kortare ledtid och samtidigt säkerställa att kvalitén blir som utlovad. Syftet med studien är att undersöka och utvärdera användningen av ICE-metoden i anläggningsprojekt. Den har som mål att undersöka och beskriva ICE-metodik, skapa en uppfattning kring hur den används och identifiera de faktorer som visat sig vara nyckeldelar i användningen av metoden. Detta görs genom att utföra en fallstudie på Sweco innehållande en intervjustudie med nio medarbetare på olika bolag inom företaget som respondenter. Resultatet visar att det inom flera områden finns mycket att tjäna på att jobba enligt ICE-metodiken. Det är dock viktigt att mötena är noga planerade, att tillräckligt med kunskap om begreppet och stödfunktioner kopplat till mötet finns, för att kunna få handledning och hjälp där det behövs. Intervjustudien har också påvisat att det är viktigt med en entydig definition av vad ett ICE-möte innebär och ska utbringa. För att undvika detta behöver tydliga agendor förklara vad som behöver göras innan, under och ibland även efter mötet. Slutsatsen av studien blev att för att kunna genomföra ICE-mötena och nå de korta ledtiderna och säkerställa kvalitén så behövs utbildning för medarbetarna, det krävs personer med praktisk erfarenhet av ICE-möten och noga planering. Det krävs också att moderatorerna som driver mötena styr mötet åt rätt håll och skapar en möteskultur där alla känner sig delaktiga. Lyckas detta så finns det flera effekter att uppnå har studien visat. Bland annat så skapas en större förståelse för hela uppdraget för de inblandade, det möjliggör för snabbare beslutsvägar som i sin tur leder till snabbare projektering. Den samlade kompetensen hos deltagarna bidrar till att fel undviks. Då de flesta som är engagerade i projektet samlas på mötet så minskas också övrig tid som läggs på samordning, i form av av mejl och skype-möten.