Kommunikationsverktyg och dess påverkan på den interna kommunikationen inom en organisation : Ett förbättringsarbete på Briab - Brand & Riskingenjörerna AB

Sammanfattning: Globaliseringens och digitaliseringens framväxt har givit upphov till att människor har fått större tillgång till information. I syfte att underlätta hanteringen av massinformation kan bland annat tekniska hjälpmedel användas. Inom organisationer används bland annat tekniska kommunikationsverktyg för att underlätta informationsspridningen inom verksamheten. Fungerar inte kommunikationsverktygen i enlighet med sitt syfte och verksamhetens kommunikationsbehov kan de istället försvåra kommunikationen inom verksamheten. Vid en förstudie som har genomförts på företaget Briab har det visat sig att medarbetare upplevt att de interna kommunikationsverktygen inte fungerat tillräckligt väl för att underlätta företagets interna kommunikation. Utifrån resultatet av förstudien har denna studien har genomförts i syfte att ta fram förbättringsåtgärder för de interna kommunikationsverktygen på Briab. Förhoppningen var att effekterna av förbättrade interna kommunikationsverktyg även skulle bidra till att förbättra företagets interna kommunikation. Studien avgränsades till att undersöka de fyra centrala interna kommunikationsverktygen på Briab: intranätet, Briab Studio, Microsoft Teams och Microsoft Outlook. För att uppnå syftet med studien har en enkätundersökning genomförts på hela företaget. Resultatet av enkätundersökningen kartlade medarbetarnas kommunikationsbehov samt hur de deras upplevelse av respektive kommunikationsverktyg. Resultatet har visat att respondenterna upplever brister hos alla verktyg, men främst hos intranätet och Briab Studio. Respondenterna har bland annat beskrivit att det finns allt för mycket information som inte är uppdateras, att information inte har förmedlats på ett tillfredställande sätt och att det saknats kunskap för hur man ska använda vissa kommunikationsverktyg. Utifrån enkätsvaren har en analys genomförts genom släktskapsdiagram, där svaren kategoriserades och kartlade vilka två huvudproblem som respektive kommunikationsverktyg hade. I syfte att ta fram effektiva åtgärder har grundorsakerna för huvudproblemen hos kommunikationsverktygen kartlagts genom en workshop tillsammans med representanter från företaget. Grundorsakerna var bland annat bristande informationsägandeskap, kategorisering av information och riktlinjer för internkommunikation. Problemen hos de interna kommunikationsverktygen gav upphov till att bristande delaktighet hos Briabs medarbetare, informationsöverflöd resulterade i att medarbetare missade viktig information och bristande riktlinjer gjorde att medarbetare använde kommunikationsverktygen på olika sätt. Utifrån grundproblemen, teorier och medarbetarnas förslag på lösningar, har en åtgärdsplan tagits fram. Genom åtgärdsplanen uppnådde studien sitt syfte att ta fram förbättringsåtgärder för de interna kommunikationsverktygen. Briab har rekommenderats att vidare implementera åtgärderna och följa upp dess effekter för att förbättra de verktygen och förhoppningsvis den interna kommunikationen på företaget.