Kan ledningssystem vara ett stöd i projektledning?: en
fallstudie i större entreprenadprojekt

Sammanfattning: Elmarknaden världen över genomgår förändringar i takt med växande miljö och
kvalitetskrav. För att framgångsrikt driva ett företag under hårdnande
konkurrens krävs en fokusering på kvalitet i verksamheten, vilket kan
underlättas av att införa ett ledningssystem. För Vattenfall Service är det
oklart hur de befintliga ledningssystemen för kvalitet, arbetsmiljö och
miljö används i entreprenadprojekt. Ledningen upplever att det är svårt att
få en fullständig inblick i projekten.

Examensarbetet syftar till att utreda om och hur de båda bolagen i
Vattenfall Service använder respektive ledningssystemen som stöd vid
framdrift av projekt. Författarna uppnår detta genom att studera
projektledningen i ett antal projekt. En jämförelse mellan bolagen har
gjorts och de teoretiska projektprocesserna har jämförts mot verklig
tillämpning. Examensarbetet har utförts som en fallstudie och
litteraturstudier, intervjuer, SWOT-analys, släktskapsdiagram och
benchmarking har använts som informationsinsamlingsmetoder.

I företag bör kvalitet genomsyra hela verksamheten. Enligt litteraturen är
ledningens engagemang samt förståelse för den enskilde individens bidrag
till helheten viktiga förutsättningar. Litteraturen föreslår PDSA-cykeln
med dess fem faser, som förbättringscykel för kvalitet. Ledningssystemen i
Vattenfall Service, VIKAM och VIKOM, är uppbyggda i bolagens respektive
intranät. I systemen ingår policys, beslut, rutiner, mallar, instruktioner,
handböcker och processbeskrivningar. Ledningssystem innefattar varsin
projektarbetsmodell som detaljerat beskriver de olika stegen i ett projekt.

Totalt genomfördes fyra datainsamlingar: intervjuer av projektledare,
intervjuer av kunder, SWOT-analys, samt sekundärdata i form av
projektdokumentation. Analysen av denna empiri pekade på liknande styrkor
och utvecklingsområden, bolagen emellan.

Projektledarna drev projekten framförallt med hjälp av deras stora
erfarenhet. I ledningssystemen fanns många mallar och stöd som användes
frekvent, men strukturen för exempelvis den gemensamma dokumenthanteringen
kunde förbättras. Erfarenhetsåterföringen skedde oftast löpande och
muntligt, men den dokumenterades eller delgavs inte alltid inom bolagen.
Erfarenhetsåterföringen försvårades också av att den gemensamma
dokumenthanteringen behövde utvecklas.

Delar av projektprocesserna behövde ytterligare anpassas efter dess
tillämpning. Projektledarna hade dock effektiviserat vissa rekommenderade
arbetssätt, som förbättrat möjligheterna att basera beslut på fakta.
Bolagen arbetade tydligt efter kundens krav, behov och önskemål. Då rollen
som projektledare förändrats, behövde den administrativa förmågan utvecklas
för att nå en lika hög nivå som den praktiska erfarenheten. Det
administrativa arbetet hade möjligheter att effektiviseras, genom bättre
fokusering på de definierade arbetsuppgifterna.

För att utveckla projektledningen i Vattenfall Service föreslår författarna
att kvalitetsarbetet förmedlas tydligare inom alla delar av bolagen, samt
att terminologin och ledningssystemen vidareutvecklas gemensamt. Genom att
utveckla en modell för erfarenhetsåterföring, baserad på exempelvis PDSA-
cykeln och kundutvärderingar, kan arbetet med ständiga förbättringar
systematiseras.