Hantering av risker i en offentlig organisation. : - en studie av riskanalyser i interna förändringsprojekt

Sammanfattning: Om en organisation i dagens samhälle ska leva och utvecklas bör den vara flexibel och öppen för att arbeta på andra sätt än vad den många gånger är van vid. Att förändra ett arbetssätt är oftast lättare sagt än gjort, vilket organisationen bör vara beredd på. En förändring av arbetssätt kan komma att påverka hela kulturen inom organisationen. Något som blir mer aktuellt vid genomförandet av interna förändringsprojekt. När det finns en risk att ett projekt påverkar den egna organisationen kan man uppleva det som mycket viktigt att undersöka de risker och förändringar som skulle kunna påverka själva projektet. Genom att undersöka projektets risker kan organisationen förebygga och undvika att okontrollerade förändringar uppstår. I denna studie har vi valt att fokusera på interna förändringsprojekt inom en offentlig organisation, då offentliga organisationer var för oss ett nytt område. Att vi valt att studera interna förändringsprojekt beror på att vi anser att det finns många olika delar som kan påverka förändringsprojektets resultat, så som den ovan nämnda kulturen. Vårt syfte med uppsatsen är att undersöka hur en specifik offentlig organisation hanterar risker i deras interna förändringsprojekt. Vi ville även se på vilket sätt projektledarna i den offentliga organisationen genomförde riskanalyser. Uppsatsen resulterar även i ett förslag på hur riskanalyserna skulle kunna sett ut samt en enklare riskanalysmall. Uppsatsarbetet startades med sökandet efter litteratur om risker, riskhantering samt olika modeller av riskanalyser. Vi har valt att genomföra en kvalitativ empirisk undersökning där fem projekt har granskats och dess projektledare intervjuats. Alla dessa fem jobbar inom samma offentliga organisation. De dokumentstudier som vi genomförde på projekten resulterade i en förförståelse, som vi sedan tog med oss vid genomförandet av djupintervjuerna. Uppsatsarbetet fortsatte med en sammanställning utav de data vi fått in. Vi insåg snart att den dokumentation vi samlat in från projekten många gånger var bristfällig, vilket gjorde att vi lade mer krut på att analysera djupintervjuerna. Under analysen av materialet började vi skönja en röd tråd i projekten. Projektdokumentationen var dåligt uppdaterade, det saknades tydlig styrning inom projektgrupperna och det uppkom ofta osäkerhet om vilka roller ett projekt bör innehålla och vem man ska rapportera till. Av den anledningen har vi valt att avsluta vår studie med två punkter som bör tänkas på vid genomförandet av projekt, vikten av tydlig dokumentation och tydliga rollbeskrivningar. Vi har även valt att lägga in en enklare riskanalys som bilaga i slutet av uppsatsen.