Vad sparas för eftervärlden? : En fallstudie om hur statliga myndigheter hanterar information som inte utgör allmänna handlingar.

Sammanfattning: Syftet med den här uppsatsen var att undersöka hur handlingar som inte är allmänna handlingar hanteras av tre statliga myndigheter. Utgångspunkten är att det kan finnas handlingar som inte faller in under definitionen allmänna handlingar som kan vara intressanta för eftervärlden och att de riskerar att rensas bort för att det inte finns något regelverk som styr hur de ska hanteras. Att de raderas utan att deras informationsvärde bedöms utifrån de syften med arkivbildningen som anges i Arkivlagen. För att nå syftet har jag använt mig av två frågeställningar. Fråga 1 - Hur resonerar myndigheterna kring bevarande och gallring av handlingar som inte är allmänna? och fråga 2 - Vilka utmaningar upplever myndigheter vid bevarande och gallring av dessa handlingar? För att svara på frågorna valde jag att genomföra en fallstudie. Jag genomförde intervjuer med anställda vid två myndigheter. Jag gjorde dessutom en autoetnografisk undersökning utifrån intervjufrågorna på den myndighet jag själv arbetar. Resultatet av studien visar att handlingar som inte är allmänna sparas i väldigt stor utsträckning. Men att de inte sparas för att de är intressanta för eftervärlden utan för att de inte går att ta bort dem eller för att det är för komplicerat eller dyrt att radera dem. I den digitala världen sparas i stort sätt allt som skapas. Detta passiva bevarande gör att man inte har full kontroll över informationen. Man vet inte riktigt vad arkivet innehåller eller vad det berättar. Handlingar som inte är färdigställda och aldrig varit av intresse för verksamheten i stort utan enbart för enskilda anställda som stöd i deras arbete kommer exempelvis att bli del av arkivet. Dessutom kan känsliga uppgifter i arbetsmaterial komma att bli offentliga eftersom handlingar som tas om hand för arkivering automatiskt blir allmänna handlingar. Tekniken styr i stor utsträckning vad som bevaras och inte arkivaspekten.