E-fakturans inverkan på inköpsuppföljning : En jämförande studie av tre kommuner i Sverige

Sammanfattning: Inom offentlig sektor i Sverige finns stora brister vid inköp- och avtalsuppföljning. Det är vanligt att inköp sker utanför ramavtal och det kan bero på att myndigheter saknar ett digitaliserat system för uppföljning. Genom digitalisering av inköp- och fakturahanteringsprocesser kan inköpsuppföljning göras effektivare och generera i stora besparingar.  Uppsatsens syfte är att undersöka och förklara hur elektroniska fakturan påverkar inköpsaktiviteter inom offentlig sektor samt att identifiera om egenskaperna hos elektroniska fakturan kan bidra till ökad avtalstrohet. En undersökning är genomförd med ett resultat på hur elektronisk faktura används inom offentlig sektor och är genomförd med en kvalitativ metod och jämförande analys. En litteraturstudie mynnade ut i en analysmodell som utgjorde grunden till en intervjuguide. Primärdata är insamlad genom intervjuer med tre svenska kommuner, datakällorna har sedan jämförts mot varandra och analysmodellen.  Undersökningen visar att elektroniska fakturans information har en stor påverkan på inköpsuppföljning i offentlig sektor. Informationen används för att få fram rapporter och statistik om inköp för att kunna planera och ta beslut om framtida inköp och upphandlingar. Elektroniska fakturan påverkar även avtalstroheten genom att myndigheter får kontroll över vad de egentligen köper. Identifierade nyttofaktorer hos elektroniska fakturan som har direkt påverkan på inköpsuppföljningsaktiviteter är korrekt, samlad, sökbar och detaljerad faktura. Elektroniska fakturan förser myndigheter med en bred information och för att inköpsuppföljning ska vara möjlig krävs ett digitaliserat system där fakturor samlas och kontrolleras för att korrekta rapporter ska kunna sökas fram.