Effektivisering av en process i en kommunal verksamhet

Sammanfattning: Besök eller kontakt med statliga myndigheter innebär ofta väntetid och långa handläggningstider. Nynäshamns kommun har för att minska väntetiderna skapat ett kontaktcenter vars syfte är att förenkla för kunden samt minska handläggningstider för rutinärenden. Kontaktcenters syfte efterföljs inte och många av de ärenden som kontaktcenter behandlar innebär för kunden långa väntetider. Syftet med detta projekt är att undersöka hur kontaktcenter kan effektivisera det dagliga arbetet med målet att minska handläggningstiderna. Verksamheten har studerats med fokus på ett av de mest problemutsatta ärendena, nämligen handläggning av färdtjänst. Projektet som är grunden till rapporten var ett förbättringsprojekt där DMAIC användes som struktur för genomförandet. I datainsamlingen användes både kvantitativa och kvalitativa metoder såsom intervjuer, observationer, sekundära data och workshop. För att analysera datainsamlingen användes värdeflödesanalys, histogram och träddiagram utifrån de åtta slöserierna inom Lean. Detta för att identifiera vilka delar i processen som var i störst behov av förbättring samt vad som kunde utvecklas. Utifrån värdeflödesanalysen identifierades att den studerade processen bestod av mycket slöseri då enbart 2 timmar och 15 minuter av den totala handläggningstiden på 30 dagar var värdeskapande. Det resulterade i att väntetiden, transporter, lagerhållning och defekter studerades närmare och resulterade i tydliga åtgärder som verksamheten bör åtgärda. Studien resulterar i fyra tydliga åtgärdsförslag. Åtgärderna utgår från att effektivisera processerna och arbetssätten i syfte att minska handläggningstiderna. Dessutom krävs ett införande av standardiserade arbetssätt för att bibehålla samt fortsätta utveckla den studerade processen men även andra processer och arbetssätt inom verksamheten.