Vakanser i kontorsfastigheter : Fastighetsföretagets arbete med vakanser

Sammanfattning: Ett fastighetsföretag som hyr ut kontorslokaler till hyresgäster arbetar dagligen med vakanser d.v.s. tomma, outhyrda lokaler och strävar efter en lägsta möjliga vakansgrad i sina fastigheter. Vakanser har en stor ekonomisk påverkan på ett fastighetsföretag då det innebär förlorade hyresintäkter och leder i vissa fall till att fastigheterna minskar i värde. Vakanser i kontorsfastigheter kan uppstå på grund av olika orsaker; fastighetsmarknaden, fastighetens läge och fastighetens skick är faktorer som har stor påverkan på efterfrågan av lokalerna. Syftet med uppsatsen är att undersöka orsaker till varför vakanser i kontorsfastigheter uppstår, vilka problem de medför samt hur fastighetsföretaget arbetar för att uppnå lägsta möjliga vakansgrad. Vi har avgränsat vår undersökning geografiskt till Stockholm och har utfört intervjuer med fem väletablerade aktörer på kontorsmarknaden. Ett fastighetsföretag måste arbeta mycket med differentiering på den konkurrensutsatta hyresmarknaden i Stockholm. För att kunna särskilja sig från sina konkurrenter bör företaget arbeta kreativt med kundrelationer, marknadsföring samt med utformningen av hyreskontrakt. För att locka till sig nya hyresgäster måste de utforma ett erbjudande som är mer attraktivt än konkurrenternas. Genom att arbeta för att tillfredsställa och möta upp behov hos sina befintliga hyresgäster kan fastighetsföretaget bygga upp hållbara relationer som är gynnsamma för båda parter. Kundrelationer är en av de viktigaste delarna i arbetet med vakanser och en nära kontakt är väsentligt för ett fastighetsföretag som vill ha nöjda hyresgäster. Nöjda hyresgäster kan sägas vara grunden till ekonomisk lönsamhet för fastighetsföretaget. Allt eftersom hyresgästernas verksamheter utvecklas eller förändras så uppstår nya behov och därför är efterfrågan på flexibla och anpassningsbara kontorslokaler hög. Det är således viktigt att företaget är lyhört och har en kontinuerlig kontakt med sina hyresgäster för att kunna möta upp de förändrade behoven i tid och på så sätt bibehålla sina hyresgäster. En annan högt efterfrågad egenskap hos kontorslokaler är yteffektivitet som innebär att lokalens yta ska kunna nyttjas fullt ut. Att yteffektiva lokaler efterfrågas allt mer beror på att kostnad per anställd ligger i fokus och hyresgäster vill inte ha en lokal som rymmer kostsamma och oanvändbara ytor. Med grund i vår teori samt i vår empiri har vi kunnat dra slutsatsen att vakans är oundvikligt då det inte går att uppnå en perfekt balans mellan kontorsutbudet och hyresgästernas efterfrågan. En viss grad av vakans behöver dock inte vara negativt då det innebär att fastighetsföretagen har lediga lokaler att erbjuda på hyresmarknaden. Det innebär också att de kan behålla befintliga hyresgäster om det finns en bättre passande lokal att erbjuda då hyresgästen behöver flytta på grund av förändrade behov.