Projektledning i offentlig sektor : En studie av strategi i ESF-finansierade projekt

Sammanfattning:

Bakgrund och problem: Hela 40 procent av EU:s totala budget går till ett område kallat ”Hållbar tillväxt”, vilket främst utgörs av EU:s regionalpolitik. Regionalpolitiken är till för att minska de ekonomiska och sociala skillnaderna mellan regionerna i EU och därmed bidra till en mer harmonisk utveckling inom hela EU. Detta görs bland annat genom lokala samverkansprojekt mellan olika kommuner, myndigheter och företag. Inom offentlig sektor ställs dock annorlunda krav på projektägare, projektledare och andra intressenter som på ett eller annat sätt är delaktiga i projektet. Detta på grund av bland annat oklara och motstridiga mål, vilket i sin tur kan leda till att ett projekt fallerar.

Syfte: Studiens syfte är att analysera hur projektledare inom offentlig sektor hanterar osäkerheten i projekt samt att visa på vilka möjligheter som finns för projektledare att skapa en så effektiv koordination och samverkan som möjligt för att uppnå projektets mål.

Metod: Studien har gjorts genom en kvalitativ undersökning där sex projektledare intervjuats.

Slutsatser: Studien har visat att många samverkansprojekt i offentlig sektor befinner sig i en interaktionsmiljö med hög vertikal osäkerhet, vilket framför allt har lett till att det krävs en omfattande rapportering till ESF. Detta torde kunna minskas genom att mål och delmål gås igenom av projektledaren och de vertikala intressenterna tillsammans. För att minska den vertikala osäkerheten bör projektledaren och ESF bilda en tidig och öppen dialog för målsättning och underlätta insyn i projektet från ESF:s sida. Något som tydligt har framkommit i denna studie är även projektens stora beroende utav de horisontella aktörerna. Här anser vi att det för projektets framgång och överlevnad är avgörande att skapa en stabil grund från början, både för det ekonomiska resultatet samt för att uppnå projektets mål. För att åstadkomma detta anser vi att skriftliga avtal bör ingås för att undvika att viktiga samarbetspartners drar sig ur. En annan viktig del i att minska den horisontella osäkerheten anser vi vara att skapa ett behov hos de avgörande intressenterna så att de ser projektet som en nödvändig kompletterande resurs till deras verksamhet. Det är också mycket viktigt att projektledaren är medveten om vilka osäkerheter som denne har att hantera i projektet och även hur dessa går att begränsa med hjälp av olika strategier såsom avtal och kooptering. Det har också framkommit att intresseorganisationerna saknar kunskap om projekten, varför en tydlig förankring hos dessa om projektens uppgifter samt intentioner borde ske i större utsträckning.