Digitalisering av informationsflödet i inköpsprocessen : En fallstudie inom byggbranschen

Sammanfattning: Inköp utgör en strategisk funktion inom dagens företag, då inköp tillsammans med ledning och styrning av försörjningskedjor har fått en allt större inverkan på organisationers konkurrenskraft och lönsamhet. En stor del av de produktivitetsförbättringar som initierats inom olika sektorer har drivits av investeringar i informationsteknologi (IT) i syfte att förbättra informationsflödet och effektivisera försörjningskedjor. Inom byggbranschen har dock utvecklingen gått långsammare än i andra branscher. Inköpt material och tjänster inom den svenska byggindustrin står för cirka 75 procent av de totala kostnaderna hos företagen. Därmed finns det en stor potential inom byggbranschen gällande implementering och utveckling av IT-lösningar för att stödja inköpsprocessens aktiviteter. Inom byggbranschen i Sverige har processen vid inköp av anläggningstransporter och entreprenadmaskiner uppmärksammats som utmanande vad gäller digitalisering. Det beror bland annat på stora skillnader i både storlek och IT-mognad bland leverantörerna samt diskontinuiteten i projekten där inköpen av tjänsterna sker. Syftet med studien har därmed varit att undersöka hur processen vid inköp av anläggningstransporter och entreprenadmaskiner kan effektiviseras genom digitalisering av informationsflödet. Studien har utförts som en fallstudie vid Skanska Sverige AB:s centrala inköpsavdelning. Studerad inköpsprocess avser processtegen ramavtal, projektavtal, leveransplan, avrop, bekräftelse av avrop, följesedel, bekräftelse av följesedel samt fakturering. Studien innefattar identifiering och utvärdering av möjliga alternativ för digitalisering genom att studera aktuell forskning inom ämnet i kombination med undersökning av pågående praktiskt arbete rörande ett digitalt informationsflöde vid inköp. Baserat på tidigare forskning, empiri och analys har studien resulterat i ett ramverk för en integrerad inköpsprocess där varje aktivitet kopplas samman genom systemstöd, vilket ligger till grund för rekommendationerna till fallstudieföretaget och liknande företag i branschen för att uppnå en mer integrerad och effektiv inköpsprocess för anläggningstransporter och entreprenadmaskiner. Rekommendationerna sammanfattas i följande fem punkter. Skapa och strukturera processer och förankra dem i hela verksamheten Digitalisera genom att samla intern information i form av master data i affärssystem Implementera ett integrerat systemstöd för det operativa inköpet Förenkla fakturahantering i försörjningskedjan i form av självfakturering Implementera en strategisk, digital helhetslösning med bevarande av mänsklig kontakt Studien visar att det vid initiering av digitala arbetssätt och processer är viktigt att ta i beaktning att viss flexibilitet förloras, därtill är det av stor vikt att inte digitalisera enskilda frågor utan istället utgå från ett långsiktigt helhetsperspektiv. Digitalisering kan medföra en eliminering av icke-värdeskapande aktiviteter i form av dubbelarbete, pappershantering samt sena kontroller i processen. Insamling, lagring och hantering av information i digitala system möjliggör därtill förbättringsarbeten genom detaljerade analyser. Att implementera en strategisk, digital helhetslösning för informationsflödet i inköpsprocessen för anläggningstransporter och entreprenadmaskiner kommer att ta tid, men på långsikt kan initiering av master data, operativa stödsystem och självfakturering generera ett mer funktionellt och säkert informationsflöde.