Att planera projekt i produktutvecklande företag

Sammanfattning: Samhället utsätts ständig för förändringar vilket även påverkar produktutvecklande företag. Planering i produktutvecklingsprojekt blir därför allt mer viktigt för att kunna konkurrera med andra produkter på marknaden. Syftet med denna rapport är att ta reda på hur planering används för att optimera produktutvecklingsprojekt med avseende på tid, kostnad och kvalitet. Studien betraktar vilka metoder och verktyg som används samt hur aktiviteter hanteras vid planering. Inledningsvis utfördes en litteraturstudie för att undersöka nuvarande kunskapsläge. Denna visade bland annat på skilda åsikter kring metoder, formell kontroll och hur ett projekts mål bäst uppfylls utifrån tid, kostnad och kvalitet. I denna rapport jämförs litteraturstudien med hur projektledare inom produktutvecklande företag arbetar med planering. Totalt utfördes sju semistrukturerade intervjuer med projektledare från Zound Industries, Aventics, Sandvik och Scania. Utifrån detta har likheter och skillnader mellan respondenter samt företag kunnat urskiljas. Planering har under studien delats in i en övergripande och en mer detaljerad nivå. De olika nivåerna inkluderar och hanterar olika områden och tillvägagångssätt. Den övergripande planeringen består enligt respondenterna av generella metoder som har stora liknelser med stage-gate, milstolpar och gantt-scheman även om benämningen inte alltid är densamma. På en mer detaljerad nivå genomförs planeringsövningar i tvärfunktionella grupper där projektets aktiviteter bryts ner. De generella metoderna används framförallt till att sammanställa och visualisera projektets plan till medarbetarna. Respondenternas åsikter kring formell kontroll överensstämmer med tidigare utförda studier. Under intervjuerna framkom det att planeringsövningar är en metod som ökar förståelsen kring vad som krävs och är möjligt att utföra. Projektledarna anser även att marginaler bör finnas med i en planering ifall att projektet inte går som planerat. Tillvägagångssättet för att hantera marginalerna kan däremot skilja sig åt. Hur aktiviteters beroenden hanteras är också viktigt att ta hänsyn till i planeringen. Genom att betrakta dessa beroenden kan en mer realistisk planering skapas utifrån faktorerna tid kostnad och kvalitet vilket även stöds från litteraturstudien. För att sammanställa och visualisera en plan används vanligen IT-verktyg. IT-verktyg möjliggör även simuleringar vilket har koppling till kortare utvecklingstider genom att säkerhetsställa kvalitet. Kommunikation och informationsutbyte beskrivs vara en centrala dela i projekt och blir enklare vid användning av IT-verktyg. Genom en öppen och transparent arbetsmiljö hävdar respondenterna att missförstånd och annan problematik tas upp och kan hanteras tidigare. Studiens resultat visar att det finns olika sätt att planera projekt optimalt. De resurser som finns tillgängliga i form av tid, kapital och kompetenser har stor påverkan på hur planeringen tar form. De flesta beslut vid planering relateras till faktorerna tid, kostnad och kvalitet då det finns en strävan att uppfylla dessa på bästa sätt.