Metadata, FGS:er och e-arkiv : Kommuner i samarbete

Sammanfattning: En stor del av befolkningen i Sverige som flyttar gör det inom länets gränser, i och med det kan journaler och handlingar som finns om personen behöva förflyttas. På grund av projektet Framtidens arkiv har alla kommuner i Gävleborgs län bestämt sig för att ingå i ett samarbete kring införandet av e-arkiv. Syftet med denna uppsats är att studera hur metadatahantering skulle kunna skapa en gemensam grund för samverkan, och därmed främja samarbete med hjälp av metadata. Då en enhetlig metadata underlättar återsökandet av information oberoende på var den finns, med hjälp av bland annat metadatascheman och FGS:er. För att belysa hur detta skulle kunna göras har jag i uppsatsen valt att konkret studera hur kommunerna arbetar med dokumentationen kring elevhälsan. Dessa journaler är inte bara viktiga för att de påvisar elevens hälsoutveckling, utan de kan även användas som bevismaterial vid rättsliga åtgärder där t.ex. polis, socialtjänst och domstol måste involveras. Om metadata och/eller FGS:er införs kan man underlätta hur kommuner skickar och tar emot journaler samt hanteringen av dessa då de inkommit till arkivet. FGS är metadata som markerar och paketerar information. I uppsatsen jämförs metadatastrukturer; eARD projektet, R7e-arkiv och PMO. Resultatet blev 12 tabeller, en tabell är utformad efter vad jag anser att en elevhälsovårdsjournal bör innehålla för att uppfylla de krav som ställs av lagen, kommunen och skapare/användare. Tabellerna som R7e-arkiv skapat för inleveransspecifikationer för journaler, anpassade jag efter elevhälsovården. Det finns även en egentillverkad tabell över de element som saknas i de tidigare R7e-tabeller då de inte var ämnade att användas av flera mottagare. Jag anser att det finns goda förutsättningar för att skapa ett fungerande samarbete emellan kommuner. En gemensam metadatastruktur är ett krav för att detta ska fungera.