Förbättring av ledtid och resursutnyttjande på AGAs avtalsprocess

Detta är en Kandidat-uppsats från Uppsala universitet/Institutionen för samhällsbyggnad och industriell teknik

Författare: Hanna Weber Stråle; [2018]

Nyckelord: ;

Sammanfattning: AGA Gas AB är ett gasföretag som ingår i den större koncernen The Linde Group och varje år skrivs över tusen avtal med nya och redan existerande kunder. Processen från att en säljare upprättar ett avtalsförslag med en kund till att avtalets specifikationer är registrerade i AGAs affärssystem kan ta upp till en månad och rutinen för att upprätta avtalen, som sker med hjälp av avtalsmallar, uppfattas som krånglig och ostrukturerad. Arbetet görs med syftet att komma med förslag på förbättringar av avtalsprocessen genom att korta dess ledtid, göra mallarna enklare för säljarna att arbeta med och minska risken för fel. Frågeställningarna som användes var, vilka brister finns i processen, vad är det som orsakar bristerna och kan flödet utvecklas och effektiviseras för att minska risken för fel? Teorier som använts för att analysera insamlade data är teorier från Six Sigma och offensiv kvalitetsutveckling, samt teorier kring att skapa möjlighet tillständiga förbättringar. DMAIC-modellen har använts som arbetsmetod med intervjuer som datainsamlingsmetod och orsak-verkan-diagram för att analysera insamlade data.    Processen har kartlagts och data har samlats in via intervjuer för att identifiera vilka brister som finns. För att kunna avgöra vilka brister som har en påverkan på processens kvalitet definierades tre faktorer som kan ses som kritiska för att processen ska leva upp till de behov som finns. De tre faktorerna antal felaktigt registrerade avtal i SAP, processens ledtid och graden av resursutnyttjande. I ett orsak-verkan-diagram togs tre huvudsakliga påverkansfaktorer fram till fenomenet med felaktiga fakturor. De tre påverkansfaktorerna i sin tur påverkas även de av andra faktorer.   Utifrån de identifierade bristerna togs mål för förbättringar fram som innebar att inga krediteringar ska orsakas av fel i avtalsprocessen, ledtiden ska vara max en vecka, och de avtalsmallar som används ska vara enkla och snabba för säljarna att använda. För att kunna ge förslag på hur förbättringarna skulle kunna designas undersöktes vilken potential som finns i de program som redan finns delvis implementerade i AGAs verksamhet men som inte utnyttjas till fullo i avtalsprocessen. Resultatet blev att det finns två system, Sales Force och Scrive, som har potential att lösa flera av de problem som orsakar kvalitetsbrister i avtalsprocessen.    Slutsatsen av studien blev att det finns brister på tre för processen kritiska punkter; (1) antal felaktigt registrerade avtal i SAP, (2) processens ledtid och (3) graden av resursutnyttjande. Den första kritiska faktorn, antal felaktigt registrerade avtal i SAP kan ses som ett slutgiltigt Y-värde processen ger upphov till och som påverkas av X-faktorerna; missförstånd av avtalsdata vid registrering i SAP, att fakturor skickas med gamla prisuppgifter och fel i rabattering på avtalet. X-faktorerna i sin tur påverkas av en rad orsaksfaktorer varav de orsaksfaktorer som går att styra är kopplade till dåligt standardiserade avtalsmallar och att ledtiden blir för lång. Ledtiden kan kortas genom att införa elektronisk signering av avtal och digitalisera avtalshanteringen. Graden av resursutnyttjande kan ökas genom att ta hänsyn till säljarnas synpunkter och förenkla deras arbete med att upprätta avtal, avtalsmallarna behöver standardiseras för att alla ska göra på samma sätt. Implementering av systemen Sales Force och Scrive innebär möjlighet att bevara kundnöjdheten på lång sikt och införande av löpande mätningar av processen upprätthålla kvalitet över tid och minskar risken att fel uppstår.

  HÄR KAN DU HÄMTA UPPSATSEN I FULLTEXT. (följ länken till nästa sida)