Projektledning i teori och verklighet : en komparativ studie av två projekt inom lokaltrafiken

Sammanfattning: Att arbeta i projektform är något som blir allt vanligare i dagens samhälle. Ett projekt består av många mindre processer som tillsammans måste fungera i synergi för att projektet som helhet ska fortlöpa som planerat. Vi lever dock i en föränderlig värld och det är vanligt att någon av dessa processer inte går som planerat, vilket får kostsamma förseningar till följd (Christensen och Kreiners 1997). Syftet med uppsatsen är att ställa två verkliga projekt i förhållande till den litteratur vi tagit del av. Genom att göra detta vill vi identifiera vilket tillvägagångssätt som är det effektivaste, både ur tids- och kostnadsaspekt. De projekt vi valt att undersöka närmare är två kollektivtrafiksprojekt vilka benämns SL Access och BIMS. Anledningen till att just dessa två projekt valdes var att de bedrivs parallellt med varandra samtidigt som de har ett liknande syfte, nämligen att ersätta dagens befintliga biljettsystem. SL-Access är ett projekt som drivs av AB Storstockholms Lokaltrafik (SL). SL sköter all upphandling av den lokala trafiken i Stockholm. Biljettsystem i Mellansverige (BIMS) är resultatet av ett samarbete mellan åtta olika trafikhuvudmän (Dalatrafik, Karlstadsbuss, Länstrafiken, Tåg i Bergslagen, Upplandslokaltrafik, Värmlandstrafiken AB, Västmanlands Lokaltrafik, X-Trafik). I majoriteten av den litteratur vi tagit del av framställs projektledning som en process med små avvikelser i det tillvägagångssätt som förordas i arbetet med att driva ett projekt. Skillnader kan exempelvis vara att två steg i projektplanen byter plats med varandra men att inget steg inom processen försvinner. Denna form av projektledning benämner vi det ”klassiska” tillvägagångssättet, vilket karakteriseras av detaljerade projektplaner med klara mål och vägar fram till målet. Vi har dock funnit en bok skriven av Christensen och Kreiner (1997) i vilken de presenterar ett ”alternativt” tillvägagångssätt som förespråkar en mindre detaljerad planering inom projektarbete. Detta beroende på att vi befinner oss i en värld och miljö som står under ständig förändring vilket hela tiden skapar nya förutsättningar för projektarbetet. Vi har i vår studie utgått från ett kvalitativt tillvägagångssätt för att samla in empirin. De intervjuer som genomfördes var av semistrukturerad karaktär. Respondenterna valdes utefter vilken befattning de har inom respektive projekt. Valet av respondenter föll på personer i ledande positioner vilket berodde på att avsikten med intervjuerna var att få en inblick i hur de båda projekten varit uppbyggda samt hur de bedrivits. I slutsatsen redovisas skillnaderna mellan de båda projekten som ett resultat av undersökningen. I SL-Access fall utgick de ifrån en mer strukturerad projektplan där allt fanns nedskrivet och utstakat. I BIMS fall så fanns det snarare en uppfattning om vad som skulle uppnås men inte exakt hur det skulle uppnås. De båda projektens utgångsläge återspeglas även i genomförandefasen. Trots att de haft olika utgångsläge så har båda projekten stött på problem, främst i form av externa faktorer. Slutfasen för de båda projekten påminner i stora drag om varandra, den främsta likheten är att projektresultatet kommer att lanseras ”bit för bit”.