Nyckeltal på dagstidningstryckerier : Verktyg för styrning, uppföljning och intern benchmarking inom Bold Printing Group AB

Sammanfattning: För att dagstidningstryckerier som de inom Bold Printing Group ska kunna förbli konkurrenskraftiga på den hårda marknad som råder är förutsättningar att de nyttjar sina resurser på rätt sätt och tillhandahåller de mervärden som kunderna efterfrågar. Detta projekt utgår från koncernledningens vilja att förbättra tryckeriernas förutsättningar genom ökad styrning och uppföljning med hjälp av koncerngemensamma nyckeltal. Grunden är att genom rätt utförda mätningar på olika processer få bättre beslutsunderlag för att införa olika förbättringsåtgärder. En ytterligare aspekt som arbetet innefattar är hur informationen kring nyckeltal och produktionsutfall bör hanteras på ett effektivt sätt som ger önskad effekt. Till att börja med studerades hur tryckerierna i dagsläget arbetar med nyckeltal för att identifiera de mått som var intressanta att arbeta vidare med. Befintligt informationsflöde kring nyckeltal kartlades också för att identifiera förbättringsmöjligheter. Detta gjordes bland annat genom en intervjuserie där personer med god insyn i respektive tryckeri tillfrågades. Intervjuerna, den studerade litteraturen kring nyckeltal och resultat från diskussioner i fokusgrupper, låg sedan som underlag för analysen kring vilka mått som vore lämpligast att följa upp inom Bold. Resultatet är tio nyckeltal utformade för att spegla de faktorer som är mest avgörande för tryckeriernas framgång. Nyckeltalen uppfyller ett antal kriterier som är viktiga för att de ska ge önskad effekt och vara lämpliga för jämförelser. Vidare togs förslag fram på kommunikationsvägar som bör vara gemensamma inom koncernen, vilket ger tryckerierna liknande förutsättningar att engagera medarbetarna. I och med de koncerngemensamma nyckeltalen blir förenklad informationshantering allt viktigare. För att interna jämförelser ska vara meningsfulla måste insamling, sammanställning och återkoppling av data ske på samma sätt på tryckerierna och sedan delas dem emellan. Den befintliga hanteringen av information kring nyckeltal kan anses bristfällig då den innefattar omfattande manuellt arbete och omständliga flödesvägar, vilket resulterar i bristande informationskvalitet. En lösning på dessa problem togs fram som avser effektivisera och automatisera flödet genom att koppla samman tryckeriernas system och på så sätt öka tillförlitligheten i utfallen. Den lösning som visade sig passa syftet bäst var att varje tryckeri samlar all lokal information från processystem i lokala databaser för att sedan skicka den vidare till DNEX databas. De tre tryckerierna kan då alla dra nytta av DNEX mer utvecklade system för sammanställning och presentation. Rapporten visar hur viktigt det är att mäta processer och prestationer för att kunna förbättra sin verksamhet, samt vikten av att engagera alla anställda i förbättringsarbetet. För att uppnå önskad effekt med arbetet med nyckeltal måste tydliga målvärden formuleras och kommuniceras för varje mått. Vidare bör återkopplingen ske så snabbt som möjligt efter mätning för att möjliggöra analys av utfallet. Det är också viktigt att införa nya rutiner för att kommunicera nyckeltalen men även för registrering av den information som ligger till underlag för mått som baseras på subjektiva bedömningar. Under hela arbetet framstod behovet av ett integrerat informationsflöde mellan tryckerierna tydligt för att möjliggöra intern benchmarking och uppföljning med koncerngemensamma nyckeltal.