Att välja e-arkiv

Sammanfattning: Digitaliseringen har exploderat de senaste 30 åren och tyvärr har inte arkiven hunnit med i denna utveckling. Många kommuner har ännu inte tagit steget ut och infört e-arkiv, från en enkätundersökning som Riksarkivet gjorde 2010 visade det sig att enbart en femtedel av Sveriges kommuner hade infört e-arkiv vilket är väldigt lite med tanke på hur mycket framsteg digitaliseringen har gjort. Det finns två syften med den här uppsatsen; det första är att göra en mindre undersökning för att fånga orsaker till varför vissa kommuner har infört e-arkiv och andra inte.  Den andra är att visa vilka krav det finns på e-arkiv gällande juridiska aspekter, säkerhet, användarvänlighet och vilken kostnad införandet av e-arkiv medför. Uppsatsen är riktad till kommuner med ca 10 000-30 000 invånare där det inte finns samma möjligheter gällande ekonomi och kompetens som en större kommun har. Frågeställningarna är: Vilka krav finns det på e-arkiv gällande juridiska aspekter, säkerhet, användarvänlighet och klarar kommunerna av att bära den kostnaden som e-arkiv medför? Varför har vissa kommuner kommit igång med e-arkiv och andra inte? Metod för detta är en kombination av litteraturstudie och intervjustudie. Intervju har gjort med två leverantörer av e-arkiv, som vill vara anonyma i denna uppsats och 4 stycken kommuner, varav två stycken har infört e-arkiv och två stycken inte har e-arkiv. Dessa kommuner har valt för att de är kommuner med ca 10 000-30 000 invånare (som rapporten är riktad till). De valdes också ut för att de ligger i närheten av varandra rent geografiskt och kan därmed ge en mer rättvis bild av resultatet. I resultatdelen besvarades samtliga frågor. Krav på juridiska aspekter är Tryckfrihetsförordningen kap. 2 som säger att alla svenska medborgare har rätt att få ta del av allmänna handlingar. Arkivlagen reglerar vad det finns för krav på arkiv, vad syftet är, vad det ska tillgodose och att myndigheterna ska vårda sina arkiv. Gällande kostad fanns det som ambition att få fram en ekonomisk bild vad e-arkiv kostar. En kommun lämnade ut prisuppgifter och den andra kommunen hänvisade till SKL kommentus som har sekretess på prisuppgifterna. Leverantörerna lämnade inte heller ut prisuppgifter och på grund av detta kunde inte en jämförelse göras, men det ges tips på hur upphandling skulle kunna göras. Gällande säkerhet ges det exempel på saker att tänka på som till exempel behörighetsstyrning i e-arkivet för att skydda arkivet från obehöriga. Gällande tillgänglighet har det i denna uppsats valts att betyda hur tillgänglig e-arkivet är för allmänheten och även funktionshindrade. Därför har Ales e-arkiv granskats och de enlig Post och telestyrelsens - Vägledning för webbutveckling har Ale kommun hamnat på 44 %, de har alltså en bit kvar. Som svar på den andra frågan framkom det efter intervjustudien att den största orsaken till att kommunerna inte kommit igång med e-arkiv är att de saknar kompetens och därmed en eldsjäl som driver i frågan samt resurser.