Att komma igång med ständiga förbättringar : 10 steg till att skapa en förbättringskultur

Sammanfattning: Många företag upplever en stor ambivalens mellan att se snabba ekonomiska resultat och att bygga upp ett hållbart kvalitetsarbete. Samhället kräver de senaste högteknologiska lösningarna och företag som inte följer med i utvecklingen riskerar att förlora sin ställning på marknaden. För att säkerställa högsta kvalitet på produkter och tjänster har man utifrån den japanska företagskulturen utvecklat diverse förbättringskoncept exempelvis Kaizen, TQM och Lean Production. Den avgörande faktorn för hur framgångsrikt dessa koncept implementeras i västvärlden har visat sig bero på en engagerad ledning vad gäller kvalitetsarbete. De japanska ledningsfilosofierna bygger på en långsam uppbyggnad av ledarskapet, något som den västerländska omgivningens krav ofta inte ger utrymme för.   En annan bidragande faktor till att japanska företag lyckats med förbättringsarbete är att de ständigt frågar efter och lyssnar till medarbetares idéer. C2 Management AB, konsulter inom Ständiga förbättringar, har insett vikten av att ta tillvara på förbättringsförslag. Som ett verktyg för att kringgå en oengagerad ledning och samtidigt använda sig av medarbetares idéer har checklistan, Den vakne teamledaren, tagits fram som resultat av ett tidigare examensarbete på C2 Management AB. Checklistan bygger på framgångsfaktorer och innehåller sju aktiviteter för team att lyckas med förbättringsarbete. För att checklistan ska kunna anpassas till respektive verksamhet är den enkel och konkret i sin utformning.   Man har på C2 Management AB sett en svårighet för företag att ta till sig och anpassa nytt material till verksamheten. Det fanns därför i deras intresse att utreda huruvida checklistan används. Syftet med detta examensarbete är därför att utvärdera checklistan, Den vakne teamledaren, i praktiken och identifiera förbättringsmöjligheter. Projektet inleddes med en omfattande förstudie där representanter som beställt checklistan kontaktades. Resultatet visade på att ingen, i dagsläget, hade använt checklistan och att enkelheten bidrog till en oförståelse. Den fortsatta studien, litteraturstudie och multipel fallstudie, riktades därför mot att kunna ge praktiska anvisningar för aktiviteterna i checklistan samt undersöka förutsättningar för att komma igång med förbättringsarbete.   Åtta litterära verk studerades och fyra företag besöktes. I examensarbetet har diverse förutsättningar och praktiska erfarenheter för att komma igång med förbättringsarbete identifierats. Dessutom har checklistans fyra fokusområden; mål, resultat, uppmuntran och utbildning studerats närmare i syfte att utreda checklistan vidare.   En genomgående trend och svårighet för alla kontaktade företagsrepresentanter har varit att komma igång med att använda checklistan. Därför utvecklades en handlingsplan, innehållande tio steg, för att komma igång med både förbättringsarbete och med checklistan. Målet med handlingsplanen är att skapa en förbättringskultur. De tio ingående stegen bygger på checklistans fokusområden samt det resultat som framkommit från alla tre moment i studien; förstudie, litteraturstudie och multipel fallstudie. Utformningen och grundtanken med handlingsplanen är att det finns en röd tråd att följa, konkreta aktiviteter föreslås samtidigt som den är tillräckligt generell för att anpassas till olika verksamheter.