Uppföljning av affärsnytta inom IT-projekt : En kvalitativ studie om möjliggörande av uppföljning.

Sammanfattning: IT-projekt har ofta ett bakomliggande syfte att bidra med ökad affärsnytta, ökad flexibilitet, effektivare arbetssätt, eller ökad kundnöjdhet. Uppföljning av affärsnytta förpassas ofta till förmån för klassiskt definierade framgångsparametrar inom projektledning, tid, budget och resultat. Mycket fokus hamnar på tekniska aspekter kring införande av system och affärsnyttan glöms bort. Vissa anledningar till att uppföljning av affärsnytta bortprioriteras anses vara att det är för svårt, råder oklarhet kring ansvar, och att affärsnyttor är av övervägande ogreppbar karaktär. Affärsnyttorna berör ofta flera olika verksamhetsområden vilket medför svårigheter gällande identifikation och hög kostnad för att involvera berörda resurser. IT-projekt initieras däremot grundat på explicita greppbara värden med tillhörande kostnadskalkyl som visar hur verksamheten kommer få igen investerat kapital. När affärsnytta inte är explicit uttryckt, utan har en ogreppbar karaktär leder det till låg prioritet, då kunskap kring mätning och styrning saknas. IT-projekt innebär en stor investering i tid, pengar, personal och den förväntade affärsnyttan har stor genomslagskraft. Uppfyllelse av affärsnytta kan påverka hela företagets lönsamhet. Teorier gällande Benefits Management Process (BMP) utgör basen för denvetenskapliga plattformen och har kompletterats medrelevant forskning vid behov. Syftet med undersökning är att se vilka aktiviteter som behöver föregå för att möjliggöra framgångsrik uppföljning av affärsnytta inom IT-projekt så att måluppfyllelse kan säkerställas.Även undersöka om utformning av projektmål kan bidra till att underlätta uppföljnings aktivitet.Undersökningen genomförs som en kvalitativ studie där en verksamhet inom små och mellanstora företagssegmentet (SMF), undersökts då de bedriver ett aktivt IT-projekt gällande byte av affärssystem. Undersökningen resulterade i fem konkreta slutsatser som är av en förklarande och upplysande karaktär.   Undersökningen visar att: BMP möjliggör uppföljning av affärsnytta inom IT-projekt, men är inte en förutsättning. BMP kräver ett omfattande åtagande för att bidra till ökat värde för en verksamhet. En genomarbetad målformulering enligt akronymen SMART kan öka en verksamhets möjlighet till styrning och kontroll av dess projektmål. Tydligare koppling till identifiering och mätningsmetoder krävs för att maximera värdet av att ta sig an BMP. Systemleverantörs och kundrelationen behöver belysas inom BMP i takt med färre egna utvecklingsprojekt inom affärssystem initieras.   Brister i teorin rör konkreta metoder för att mäta affärsnytta och hur Key Peformance Indictors (KPI) kan användas på ett effektivt sätt. Tillsammans med att forskningen inte redogör för hur en verksamhet kan arbeta med uppföljning av affärsnytta i en kund- och systemleverantörsrelation. Explicit uttryckt när en verksamhet genomför upphandling av affärssystem ifrån en systemleverantör. Detta rekommenderas ligga till grund för framtida undersökningar.