Effektiv avtalshantering i kommunal verksamhet : En fallstudie i hur digitalisering kan förenkla en avtalsprocess

Sammanfattning: Det offentliga Sverige digitaliseras i en snabb takt och om fördelarna med den tekniska utvecklingen ska kunna tas tillvara krävs det tillgång till ett antal grundläggande funktioner. En viktig grundfunktion är möjligheten att på ett säkert sätt kunna identifiera användare av e-tjänster och att kunna kontrollera att elektroniskt underskrivna handlingar är äkta. En nödvändig del av den grundläggande infrastrukturen för såväl e-förvaltning som för kommersiella aktörer är därmed elegitimering och e-underskrift. Den här studien syftar till att utforska processen för hantering av hyreskontrakt hos Uppsala kommun. För att utforska den här processen utgår studien från tre frågeställningar – (1) hur processen ser ut idag, (2) hur processen kan förbättras, samt (3) hur den förbättringen kan implementeras i organisationen. De problem som finns i processen idag är att processen är väldigt papperstung. Anledningen till att processen är papperstung är den stora mängden hyreskontrakt som hanteras. Hyreskontrakten hanteras i flera olika steg och de ska undertecknas i skrift av flera olika personer på flera olika exemplar. Teorin i den här studien är uppbyggt främst från kvalitetsteknikens egna teorier och modeller, men även från andra områden, såsom digitalisering. Kvalitetsteknikens teorier och modeller användes som en grund till förbättringsarbetet där digitaliseringen kom in och användes för att stärka upp förbättringen av det specifika fokusområdet. De metoder som användes vid datainsamlingen var främst intervjuer. De genomfördes i form av ostrukturerade intervjuer. Vid datainsamlingen gjordes även en insamling av kvantitativa data. Dataanalysen gjordes med hjälp av ett fiskbensdiagram där huvudkategorierna utgick från de olika typer av slöseri som Lean-konceptet använder. För att analysera de identifierade problemen i fiskbensdiagrammet ännu mer användes ”fem varför?” för att hitta rotorsakerna till problemen. Resultatet visade att den dåvarande processen var väldigt omfattande med alla dess steg samt komplicerad då hyreskontrakten skulle skickas mellan både interna och externa parter. Resultatet visar även att grundorsaken till majoriteten av problemen berodde på att Uppsala kommun inte har digitala funktioner som kan hantera underskrifter av hyreskontrakten. Slutsatsen av den här studien är att genom en digitalisering av processen skulle stora förbättringar kunna göras. Antal steg i processen skulle minska och hanteringen av varje avtal skulle bli enklare då processen skulle slippa hantering av papper.