Betydelsen av en bra projektledare vid införande av IT-system : Vilka ledaregenskaper skapar motivation hos användarna av ett nytt IT-system i en kommunal organisation?

Sammanfattning: Omgivningen ställer ständiga krav på organisationer att arbeta aktivt för att effektivisera arbetsprocesser för att behålla sin konkurrenskraft och legitimitet. Ofta innebär detta någon form av ökad digitalisering och införandet av nya IT-system då dagens teknik skapar möjlighet för organisationer att bearbeta en högre omfattning av information och sammanlänka både interna och externa intressenter. Vid införandet av ett nytt IT-system i en offentlig organisation råder det dock lite andra förutsättningar än i ett privat företag. Det finns en högre grad av yttre krav i form av lagar och förordningar som gäller för samtliga offentliga verksamheter i landet. Systeminförande i kommunala organisationer utförs ofta i projektform innebärande att projektledaren har stor betydelse. Ett nytt system berör användare med stor variation av erfarenhet och kunskap i samband med användningen av systemstöd i de dagliga arbetsprocesserna. Detta ställer stora krav projektledaren, både rörande de tekniska aspekterna men även i hur de framtida användarna bemöts, utbildas och sedan stöds under användandet när systemet tagits i drift. Syftet med denna uppsats är att via kvalitativa intervjuer samla in empiri för att identifiera och beskriva vilka egenskaper som gör en projektledare framgångsrik i arbetet att motivera användarna i samband med införandet av ett nytt IT-system i en kommunal organisation. Hurhar projektledaren agerat för att vara framgångsrik i arbetet att utbilda, informera och stödja användarna av ett nytt IT-system? Det är denna undersökningsfråga som denna uppsats berör och som resulterar i en konkret beskrivning över specifika egenskaper hos en projektledare som är viktiga vid IT-projekt i kommunala organisationer. De egenskaper som visat sig vara avgörande är främst förmågan att anpassa sitt ledarskap. Att läsa av användarna och se till deras individuella behov för att skapa motivation. Dessa behov tillfredsställs genom att projektledaren är tillgänglig, bemötande, tålmodig, lugn, positiv, tydlig, har kunskap om IT, är social, tålmodig, kommunikativ, engagerad, förstående och tillitsfull, ödmjuk men ändå självsäker. Men genererar endast i effektivt ledarskap om projektledaren har förmågan att avgöra vad en individ kräver i en specifik situation för att bli motiverad i användandet av ett nytt IT-system i en kommunal organisation. Nyckelord: ledarskap, systeminförande, IT-system, kommunala organisationer,projektledning, motivation, situationsanpassat ledarskap, motiverade användare.