Utvärdering av förvaltningsplaner ur ett tekniknära perspektiv : En fallstudie vid Trafikverket

Sammanfattning: På maintenance management modell (pm3) är den förvaltningsmodell Trafikverket adapterat till sin organisation med en indelning av verksamhetsnära och tekniknära förvaltning. Förvaltningsobjekt innehåller olika verksamhetsstöd och IT-system, dessa förvaltas genom styrdokument, så kallade förvaltningsplaner. Studien fokuserar på förvaltningsplaners användbarhet för den tekniknära förvaltningen ur ett tekniknära perspektiv. Avdelningen Informations- och Kommunikationsteknik Anläggningsinformation IT (IKTa) hade behov av att undersöka förvaltningsplanernas användbarhet och om de gav stöd åt den tekniknära förvaltningen. För att undersöka detta framtogs en frågeställning innehållande tre frågor: 1. Hur ser framtagningsprocessen för en förvaltningsplan på IKTa Trafikverket ut i dagsläget enligt den tekniknära förvaltningen; 2. Är förvaltningsplanerna användbara för förvaltningsobjekten ur ett tekniknära perspektiv; och 3. Hur säkerställs det att en förvaltningsplan är ett stöd för arbetet, och ett underlag för att främja objektivitet vid måluppfyllnad inom den tekniknära förvaltningen? Studien har bedrivits som en beskrivande fallstudie med en kvalitativ datainsamlingsmetod bestående av dokumentstudier och intervjuer. Intervjuer genomfördes med fyra Tekniknära förvaltningsansvariga och sex Tekniknära förvaltningsledare, samtliga utgör förvaltningsledningen inom den tekniknära verksamheten. Resultatet påvisar att förvaltningsobjekten är för stora och att det finns behov av delförvaltningsplaner för att öka detaljeringsnivån. Förvaltningsplansmallen behöver inte ändra rubrikstruktur, men en tydligare innehållsspecifikation för respektive rubrik är nödvändig. Det framkommer att förvaltningsplanerna i dagsläget inte används som de levande dokument de bör vara. Slutsatserna dragna är att Trafikverket behöver omformulera de mål som står i förvaltningsplanerna så de håller en högre objektivitet och mätbarhet än i dagsläget. Delförvaltningsplanerna är ofrånkomliga då de är dokumenten som håller den högre detaljeringsnivån som är uppföljningsbar.