Digital förändring i förhållande till kommunikation : En fallstudie om en digital transformation i en kommun

Sammanfattning: Vi befinner oss mitt i utvecklingen mot ett digitalt samhälle med nya kommunikationssätt, ny teknik och nya möjligheter. Digitalisering är inte längre enbart en IT-fråga utan handlar om kommunikation, utveckling och förändring. Ämnet är relevant då fallverksamheten som undersöks är mitt uppe i att digitalisera sin verksamhet och att få med medarbetarna i förändringen.  Tidigare forskning påpekar bland annat vikten av att vara närvarande som ledare för förändringen. De påpekar också vikten av att stötta de som genomgår förändringen och att det är essentiellt att informationen ska flöda genom rätt kanal och att lägga fokus på mottagaren och hur de uppfattar informationen, detta för att förändringen ska anammas på bästa sätt. I vår studie har vi undersökt, genom en kvalitativ och en kvantitativ undersökning, hur information har kommunicerats ut till de olika förvaltningarna som deltog i studien och hur inställningen till förändringen är. Studien avslutas med rekommendationer till ledare och anställda för att informera, underlätta och hjälpa till mot en väl anammad digitalisering. Studien grundas i Berlo’s kommunikationsmodell och Lewins förändringsteori och en syntes har skapats för att kombinera dessa två teorier. Resultaten från studien visar på att information om förändringen har kommunicerats ut olika till olika förvaltningar, både när det gäller till exempel vem de ska kontakta vid frågor eller problemsituationer gällande digitaliseringen men också vad förändringen kommer innebära. Information har, än så länge, kommunicerats via mail och en e-baserad nanoutbildning. Studien visar även på att inställningen till förändringen i tidigt skede är positiv, men att det finns skillnader i hur mycket och vad för information som kommunicerats ut till de olika förvaltningarna.  Resultatet visar också vidare på att en informationsvideo, workshop och ytterligare utbildning önskas och hade uppskattats för att få med sig alla på samma bana då alla läser, hör, ser och lär sig i olika takt. Ett annat resultat visar att en handledare närvarande via e-post, telefon samt fysiskt hade varit ytterligare ett bra komplement till resterande förslag. Avslutningsvis redovisas de olika rekommendationer som vi har framställt för att informera, stötta och förhoppningsvis hjälpa både medarbetare och ledare att anamma och leda digitaliseringen på bästa sätt.