Lean-verktyget värdeflödesanalys i projektprocesser: En fallstudie vid trafikverket Region Nord

Sammanfattning: Värdeflödesanalys är ett verktyg inom managementkonceptet lean, en verksamhetsstrategi med rötterna i det japanska företaget Toyota. En värdeflödesanalys innebär kortfattat att identifiera och visualisera aktiviter som skapar värde eller innebär slöseri inom en process. Kartläggningen används sedan som utgångspunkt för att genomföra förbättringar ur ett helhetsperspektiv. Lean har sedan mitten av 1990-talet blivit allt vanligare bland organisationer i västvärlden och utvecklingen har gått från tillämpning på verkstadsgolvet till att leda även administrativ verksamhet. Synen på arbetsuppgifter såväl som projekt i form av återkommande processer gör att lean kan tillämpas inom de flesta typer av verksamheter.

Verksamhetsområdet Investering på Trafikverket i Luleå arbetar uteslutande i projektform och ansvarar för uppförande samt förstärkning av väg och järnväg. Trafikverket, som bildades år 2010, har behov av effektivisering och ett uttalat intresse för att leda verksamheten med hjälp av lean. Denna studie beskriver delar av projektprocessen ur ett lean-perspektiv och kan på så sätt utgöra ett värdefullt bidrag inför organisationens framtida vägval gällande verksamhetsstrategi. Syftet med studien är att identifiera värdeskapande aktiviteter och slöseri i genomförandet av Trafikverkets förstudier för förstärkning av vägar. Värdeflödesanalysen skall även ligga till grund för förslag på hur förstudieprocessens flöde kan förbättras.

Examensarbetet har utförts i form av en fallstudie och en litteraturstudie. Vidare genomfördes en workshop samt kompletterande intervjuer, detta i syfte att kartlägga förstudieprocessen. Den efterföljande analysen utfördes med stöd av de teoriområden som identifierats i litteraturstudien.

Studiens slutsatser gällande tillämpning av värdeflödeskartläggning inom projektprocesser är att verktyget ger en bra bild av det övergripande flödet och identifierar många av de problem som kan finnas på denna nivå i organisationen. Det framgick att en fullständig kartläggning av en projektprocess med flertalet externa aktörer kräver stora resurser. Något som visade sig vara komplicerat under studien var att definiera begreppet värdeskapande då Trafikverket som statlig verksamhet har en bred kundgrupp med varierande behov. Värdeskapande aktiviteter definieras i studien till de aktiviteter som medverkar till att nå förstudiens mål - att få fram ett yttrande gällande betydande miljöpåverkan från Länsstyrelsen samt att frigöra mark för förstärkningsarbetet. Värdeskapande aktiviteter som identifierades var startmötet, konsultens framtagande av samrådshandling, Länsstyrelsens yttrande gällande betydande miljöpåverkan samt det slutliga ställningstagandet från det överordnade verksamhetsområdet Samhälle. Slöseri i förstudieprocessen kopplas till den interna granskningen av det samrådsunderlag som framställs av konsulter. Även slöseri i form av väntan är vanligt förekommande, främst i samband med handlingar som skickas till Länsstyrelsen och Samhälle men även under samarbetet med interna specialister inom Investering. Övriga typer av slöseri är otydliga projektdirektiv, ostrukturerad delegering av arbetsuppgifter från projektledare till specialister, brist på standardisering gällande styrning av projekt samt de mentala förflyttningar vilka orsakas av mängden projekt som varje projektledare ansvarar för.

Rekommendationer till Trafikverket Investering är att se över verksamhetens totala kapacitet för att anpassa antalet projekt efter detta. Nya arbetsuppgifter bör via formella strukturer fördelas till de specialister som har möjlighet att ta emot fler ärenden. Vidare bör kommunikationen mellan Samhälle och Investering förbättras genom tydligare direktiv och snabbare ställningstagande.