Kunskapshantering inom expanderande kedjeorganisationer – centralisering och lokal anpassning : En fallstudie utifrån coworking som kedjeverksamhet

Sammanfattning: Den senaste tiden har sett framväxten av en ny ekonomi som karaktäriseras av entreprenörskap, digitalisering och konsultarbeten. De nya arbetsformerna ställer krav på en ny typ av arbetsplats än den traditionella. Den moderna arbetsplatsen ska nu tillgodose dessa för allt från egenföretagaren till den kontorslösa filialen. Behovet har fått fenomenet coworking att blomstra och skapat en marknad för företag som erbjuder detta genom både plats och sammanhang. Coworking-företag som finns på flera platser fungerar som en kedjeorganisation där varje coworking-sajt bildar en länk i kedjan. Tidigare forskning som gjorts inom området kunskapshantering fokuserar framförallt på större företag. Litteraturstudier visar dock på att det saknas forskning kring kunskapshantering inom små kedjeorganisationer som vill växa vilket leder till frågan: Hur hanteras kunskap inom organisationer som växer på spridda geografiska platser? Likt dilemmat för multinationella företag behöver kedjeorganisationen ta ställning till vad som bör styras centralt respektive anpassas efter lokala förutsättningar och behov. Syftet med studien som redovisas i denna rapport är därför att förstå hur kedjeorganisationer kan arbeta med centralisering och lokal anpassning av organisatorisk kunskapshantering. För att göra detta utfördes en fallstudie hos coworking-bolaget DoSpace som efter tre år som verksamma har fem coworking-sajter i fyra olika städer. För länkarna i denna kedjeverksamhet undersöks vilka processer och aktiviteter som centraliseras och vilka mekanismer för kunskapsöverföring som är verksamma. Studien tar också hänsyn till faktorer som kan påverka kunskapshanteringen. Resultaten av analysarbetet indikerar att viss kunskapshantering är mer sårbar för en expansion medan majoriteten är skalbar. Det förstnämnda spåras till kunskapsintensiva utbyten som möjliggörs av att bolaget är litet, det identifierar de mekanismer för kunskapsöverföring som karaktäriseras av nära kommunikation. Denna kunskapshantering är svårskalad och ställer krav på hur företag arbetar med kultur och kommunikationsfrämjande mellan anställda på olika geografiska platser. Aktiviteter som kan kodifieras anses generellt vara skalbara och kan i majoriteten av fallen med fördel centralstyras. Kunskap som utgör en viktig funktion för verksamheten och centralstyrs utan att kodifieras kan skapa flaskhalsar under expansion. Rekommendationen till små kedjeverksamheter som vill växa blir därför att påbörja resan mot kodifiering och arbeta för att behålla en nära arbetskultur mellan länkarna. För centrala delar av kärnverksamheten som inte kan kodifieras rekommenderas att kunskap inte låses hos en individ, utan delas av flera i ledningen, för att undvika flaskhalsar. Kraven på kodifiering är som lägst i början av expansioner och företag börjar med fördel arbeta med verktyg som lagrar lärdomar i historik innan standardiserade processer kan förväntas vara på plats. Det viktigaste är att de länkar i kedjan som behöver utbyta kunskap får träffas i person och bygga en relation innan de förväntas interagera i kunskapshanteringssyfte.